Внедрение электронной площадки торгов для ГК «Благо» по концепции MVP

Для крупных компаний, особенно в сферах производства и торговли, эффективность и прозрачность процессов закупок – ключевой фактор успеха. Взаимодействие с поставщиками и партнерами значительно упрощает диджитализация. Многие предприятия сталкиваются с проблемами ограниченного доступа к участникам, высоких временных и операционных издержек и сложностью оценки предложений. Без автоматизированных систем трудно собирать и анализировать данные.

Эти проблемы могут быть решены с помощью электронной торговой площадки AGORA. Внедрение собственной ЭТП позволяет компаниям не только устранить недостатки традиционных методов проведения торгов, но и значительно повысить эффективность своих бизнес-процессов, обеспечивая прозрачность, контроль и оперативность на каждом этапе.

Пример успешной реализации такого решения – внедрение электронной площадки торгов для ГК «Благо», лидера масложировой отрасли в России. Для нас было особенно важно работать с клиентом, который активно расширяет объемы переработки и несырьевого экспорта, внося значительный вклад в развитие агропромышленного комплекса страны.

«Благо» сотрудничает с более чем двумя тысячами поставщиков и партнеров как в России, так и за рубежом. Для такой крупной компании, обладающей многолетним опытом и разнообразным ассортиментом продукции, внедрение современных цифровых инструментов становится стратегически важным шагом. Решение позволяет автоматизировать и оптимизировать процессы закупок и торгов, что особенно актуально в условиях высокой волатильности рынка и необходимости поддержания стабильного качества продукции.

Задачи проекта: чего требовалось достичь

Компания «Благо» обратилась к нам для внедрения электронной торговой площадки по концепции MVP, ведь одно из ключевых преимуществ AGORA – наличие готового базового функционала MVP, который обеспечивает успешный запуск проекта и тестирование бизнес-гипотез. Такой подход позволяет оперативно внести необходимые улучшения в базовую поставку системы, добавлять функционал и масштабироваться. Концепция удачна тем, что позволяет максимально оперативно внедрить базовый готовый функционал решения, запустить его в работу, а на последующих этапах развития заниматься доработкой системы.

Перед командой AGORA стояли задачи:

• оперативно запустить платформу и обеспечить функциональность, необходимую для эффективного управления торгами и дальнейшего наращивания мощностей;
• интегрировать в платформу AGORA ERP-систему клиента и работать в режиме одного окна: у «Благо» сложная архитектура информационной системы, клиент работает в 1С, а также использует дополнительное ПО;
• доработать и расширить функционал ЭТП в соответствии с требованиями ГК «Благо» для более гибкого управления тендерными процессами и улучшения системы аналитики и отчетности, добавить новые процедуры, например, проверку поставщиков, чтобы повысить надежность и качество участников торгов, реализовать функционал для аккредитации поставщиков на платформе, позволяющий быстро и эффективно проверять и утверждать данные.

Цифровая трансформация и ключевые функции электронной площадки для торгов

Чтобы максимально адаптировать ЭТП под функциональные требования заказчика и обеспечить успешное выполнение поставленных задач, команда AGORA внедрила комплекс решений, направленных на оптимизацию процесса закупок, улучшение взаимодействия с поставщиками и интеграцию с существующей ERP-системой. Мы реализовали раздел «Часто задаваемые вопросы», чат разъяснений к торгу, рассылки, регистрацию и аккредитацию поставщиков, проведение тендера и другие этапы, необходимые для осуществления торгов.

• Главная страница площадки

На главной странице портала выводится список торгов. Она доступна всем пользователям после авторизации в личном кабинете и включает:

• поисковую строку с фильтром для поиска закупки по названию товара или услуги, ключевым тегам, отрасли, типу закупки и региону;
• список актуальных закупок, содержащих наименование, категорию ОКПД, дату публикации, срок приема предложений и др., реализована возможность сортировать закупки по дате публикации и сроку приема предложений;
• закрытые торги недоступны для просмотра и скрыты от пользователей.

• Дизайн портала

Мы создали дизайн-макеты в стилистике бренда ключевых страниц и элементов интерфейса портала, включая стартовую страницу, формы логина и регистрации, личный кабинет поставщика, а также шаблоны писем и уведомлений.

• E-mail рассылки и push-уведомления

Внедренный функционал позволяет:

• подготавливать и отправлять приглашения на закупку поставщикам: сотрудники отдела снабжения могут создавать и редактировать приглашения с помощью удобного интерфейса, используя готовые шаблоны или создавая персонализированные, после подготовки содержимого можно настроить список получателей и время отправки рассылки;
• автоматически рассылать уведомления о новых закупках и результатах тендера поставщикам через e-mail и web-push сообщения. Поставщики после регистрации могут самостоятельно выбрать предпочитаемые каналы получения уведомлений. Аналогично после завершения тендера система автоматически отправляет участникам уведомления с общими итогами и отдельные сообщения победителям. Менеджеры компании в свою очередь получают статистику по отправленным и просмотренным уведомлениям для оценки эффективности рассылок.

• Часто задаваемые вопросы

Мы дополнили коробочную версию, чтобы облегчить пользователям доступ к важной информации. На главной странице портала создан подраздел «Часто задаваемые вопросы», доступный для всех пользователей. Администратор может пополнять их с помощью редактора из админ-панели.

• Поэтапная регистрация поставщиков

Включает ввод основных данных (наименование организации, ИНН, ФИО, e-mail, номер телефона и согласие на обработку персональных данных). После этого пользователь получает доступ ко всем активным закупкам для ознакомления, формирования и отправки предложений. Затем следует аккредитация поставщика для полноценного участия в торгах.

• Аккредитация поставщика и интеграция с 1С

Такой функционал позволяет поставщику пройти обязательную проверку соответствия внутренним требованиям заказчика для участия в торгах и заключения договоров. После регистрации и верификации поставщик может заполнить форму аккредитации и инициировать проверку. Неаккредитованные поставщики могут просматривать информацию о торгах, но для победы в торгах необходима аккредитация. В MVP версии количество повторных запросов на прохождение аккредитации не ограничено.

Передача данных при аккредитации поставщика осуществляется через интеграцию с 1С заказчика. Для синхронизации статусов аккредитации, портал каждые 60 секунд запрашивает актуальные данные из 1С, что позволяет поддерживать статус поставщика в режиме online в обеих системах.

• Запросы на разъяснения

Эта опция позволяет оперативно разрешать возникающие вопросы в ходе тендера с помощью инициации чата с ответственным сотрудником отдела закупок. Например, по характеристикам товара, сопутствующей документации, условиям, срокам доставки. Чат привязан только к конкретному активному тендеру, сообщения автоматически отправляются к ответственному сотруднику с уведомлениями.

• Создание тендера

Функционал предоставляет пользователям (сотрудникам отдела закупок, аудиторам и руководителям) возможность вручную инициировать торговую процедуру по различным типам на электронной торговой площадке. Для этого предусмотрены различные поля для заполнения, в которых указываются общие сведения о закупочной процедуре, условия, график оплаты, сроки поставки и другие важные параметры. Пользователи могут прикреплять документацию (технические требования, чертежи) и выбирать категории товаров.

• Подача ставок и рассмотрение победителя

Как только начинается прием заявок, поставщик может ознакомиться с информацией о торгах и подать свою ставку. Ставку могут подавать как аккредитованные, так и неаккредитованные поставщики, однако только первые могут претендовать на победу.

Поставщик имеет доступ к просмотру и скачиванию документации по торгам (спецификации, чертежи). Для подачи ставки поставщик заполняет форму, содержащую информацию о товарах, категории, количестве, цене за единицу, общей стоимости. Информация вводится вручную, и пользователь имеет возможность выбрать валюту и указать отклонения по количеству товара. Таким образом, функционал позволяет эффективно управлять процессом подачи ставок и выбором победителя на основе предложенных условий.

• Подготовка инфраструктуры и запуск проекта в эксплуатацию

Здесь необходимо было выполнить несколько ключевых шагов. Сначала настроить инфраструктуру на стороне AGORA для обеспечения стабильной работы системы. После этого очистить базы от тестовых данных, чтобы гарантировать корректность информации в продуктивной среде.

Важно было подключить и настроить системы мониторинга, чтобы отслеживать производительность, доступность и состояние системы в реальном времени. А также провести регрессионное тестирование для проверки функциональности всех пользовательских сценариев после внесения изменений и нагрузочное тестирование для оценки производительности системы при высоких мощностях. На завершающем этапе команда исправляла нюансы, обнаруженные в процессе регрессионного тестирования и приемки функционала, чтобы обеспечить системе полное соответствие бизнес-требованиям.

• Подготовка документации и обучение

Мы разработали инструкции для пользователей и технические руководства для администраторов, в которых описан весь функционал регистрации, аккредитации, создания и управления тендерами, а также обучили отдел закупок и администраторов эффективной работе с системой.

Результаты работы с AGORA

После внедрения ЭТП AGORA, ГК «Благо» значительно улучшила процессы закупок и торгов, что привело к конкретным результатам:

• увеличение прозрачности операций на каждом этапе торгов, что положительно сказывается и на взаимодействии с поставщиками;
• благодаря онлайн-доступу к торгам, количество участвующих поставщиков увеличилось, это приводит к росту конкуренции и снижению цен на закупаемые товары и услуги;
• автоматизация процессов и переход на ЭТП AGORA сократили время на проведение тендеров, позволили компании быстрее принимать решения и более оперативно реагировать на изменения;
• внедренный функционал позволил оптимизировать оценки предложений.

В результате внедрения электронной площадки торгов AGORA по концепции MVP компания «Благо» значительно улучшила закупочные процессы, добившись ощутимых результатов в снижении затрат, увеличении прозрачности и оптимизации работы с поставщиками.

Команда AGORA в очередной раз доказала свою способность эффективно решать сложные задачи, предлагая гибкие и надежные решения для автоматизации sourcing. Благодаря глубокому пониманию потребностей бизнеса, современным подходам и многолетней экспертизе AGORA не только обеспечила успешное внедрение системы, но и помогла компании «Благо» достичь новых результатов в управлении закупками. Если ваша компания стремится к повышению эффективности и конкурентоспособности, AGORA станет надежным партнером и поставщиком ПО для вашего бизнеса.

Хотите узнать подробнее о решениях AGORA – оставьте заявку.