Стратегическое планирование и управление закупками в единой онлайн системе

Планирование закупочной деятельности – процесс, без которого невозможно обойтись среднему и крупному бизнесу, в независимости от сегмента рынка, объемов производства и масштабов. С эффективно управляемыми закупками компания успешна, устойчива и конкурентоспособна. Но сложные и неэффективные процессы, недостаточная прозрачность и контроль, избыточные затраты времени и ресурсов на выполнение рутинных задач существенно затрудняют функционирование бизнеса.

Решить эти проблемы можно с помощью онлайн системы и комплексных инструментов планирования, управления и оптимизации закупочных процессов.

Ключевые аспекты закупочного процесса

С 2020 года сфера закупок оказалась под сильным давлением внешних факторов (пандемия и локдаун, санкции, уход иностранных вендоров и перестройка логистических процессов). Эти сложности существенно сократили горизонт планирования, компании принимали решения в режиме «быстрого реагирования», адаптируясь, исходя из имеющихся ресурсов и возможностей снабжения.

В 2024 году компании возвращаются к долгосрочному планированию, разрабатывают стратегии закупок и развития в целом, используя опыт, накопленный во время турбулентности рынка.

Основная задача sourcing – не только закупить необходимые товары и услуги, но сделать это с учетом стратегических приоритетов компании и с максимальной эффективностью на каждом этапе процесса закупок. Реализовать такой подход можно с помощью онлайн-систем: SRM, ЭТП, КИМ (корпоративный интернет-магазин), а также P2P системы закупок.

Разработка ПО для автоматизации закупок — одно из ключевых направлений вендора и интегратора AGORA. С помощью наших продуктов клиенты могут не только импортозаместить ПО для осуществления закупок (например, SAP Ariba, Coupa, Oracle Sourcing), но и повысить его функциональность.

Современные онлайн-технологии для закупок трансформируют рынок, делают его более прозрачным и повышают качество взаимодействия с поставщиками. А также:

• сокращают затраты и цикл закупок – автоматизация заказов, мониторинг заявок на закупку, контроль и согласование каждого этапа закупочного процесса, ускоряют процесс закупки в несколько раз;
• увеличивают точность и контроль: онлайн системы позволяют избежать ошибок человеческого фактора и обеспечивают более высокую точность и обработку массивов данных, повышают уровень контроля над процессами закупок;
• повышают результативность sourcing: например, с помощью автоматического создания плана закупок и бюджета на основе полученных данных от отделов предприятия с последующей онлайн-закупкой.

И конечно, получить максимум эффективности проще при разработке или внедрении единой онлайн-системы, с настройкой уровней доступов, регламентированными согласованиями этапов закупки и персонализированным взаимодействием с поставщиками.

Почему единая онлайн система для управления закупками необходима бизнесу

Представьте компанию в сфере машиностроения с несколькими линиями производств, складами, филиалами. Сбор потребностей каждого подразделения, отслеживание актуальных цен и наличия товаров, оценка и выбор поставщиков займет достаточно много трудочасов сотрудников и иных ресурсов, информация о поставках может дублироваться, ошибки тоже не исключены. Управление закупкой без единой онлайн системы становится задачей со звездочкой.

Какие преимущества компания получит, внедрив единую онлайн-платформу для планирования и управления закупками?

1. Простой и централизованный процесс закупок, включая сбор и согласование потребностей из различных подразделений компании, отслеживание товаров и услуг, контакты с поставщиками, оформление заказов и учет транзакций. Система хранит все данные о поставщиках, товарах, заказах и платежах в одном месте, обеспечивая доступ к информации 24/7. Компания экономит время и ресурсы, которые ранее уходили на ручное управление закупками с помощью автоматизации монотонных задач. Например, создания заказов, обработки платежей, контроль поставок, документация и отчетность. Такие возможности предоставляет SRM-система на базе платформы AGORA. SRM охватывает все закупочные процессы в режиме «одного окна»: от создания процедур закупок до подписания необходимых документов и контроля выполнения сделки.
2. Каждый этап закупки понятен, управляем и прозрачен: компании могут эффективнее отслеживать исполнение заказов, контролировать сроки и условия выполнения сделки, качество поставок. А также анализировать и корректировать расходы и бюджеты на основе аналитики и отчетности, быстрее реагировать на изменения рынка и принимать стратегические решения. С решением на базе платформы AGORA вы снизите затраты на проведение электронных закупок до 40%.
3. Улучшается взаимодействие. В интуитивно понятном интерфейсе системы закупок AGORA менеджеры могут легко сравнивать цены, выбирать оптимальных и надежных поставщиков и делать заказы. Автоматизированные процессы согласования и утверждения заказов обеспечивают понятное и эффективное взаимодействие между всеми участниками процесса.
   • Поставщиками – они получают доступ к информации о требованиях компании, сроках и ожиданиях. Прозрачность и надежность процесса обеспечивается строгими регламентами, все процедуры торгов хранятся в системе – коррупционные риски минимальны. На коммерческих ЭТП и SRM системах для предприятий, разработанных компанией AGORA, участники проходят многоэтапный конкурс, проверки, предварительный квалификационный отбор. С помощью двусторонней интеграции SRM AGORA с аккредитованными ЭТП для закупок (тендеров, аукционов, редукционов) предприятий с госучастием осуществляется полный цикл автоматизации закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ. При применении цифровых платформ для sourcing в целом возрастает оперативность получения необходимых товаров и услуг, как в результате автоматизации тендеров, так и за счет объединения работы над заказами в унифицированной системе. Создается здоровая конкурентная среда между поставщиками, а закупщики получают лучшие цены, до 20-50% ниже.
   • Сотрудниками – SRM система предоставляет сотрудникам возможность участвовать в процессе закупок в соответствии с их полномочиями и ролями в организации. Обеспечивает прозрачность и доступность информации о закупках, что помогает принимать обоснованные решения. В единой онлайн-системе сотрудники эффективно взаимодействуют при подготовке, размещении и утверждении заказов, получают актуальную информацию по остаткам и наличию.
   • Между подразделениями – SRM обеспечивает интеграцию между отделами компании, помогает совместной работе и улучшает координацию бизнес-процессов между отделами. А за счет интеграции с SRM, ЭДО и другими системами предприятия упрощаются все процессы, прямо или косвенно связанные с закупками.

Внедрение единой системы планирования и управления закупками SRM AGORA функционально встраивается в процессы обеспечения компании вместо нескольких разрозненных программ. Повышает общую производительность компании и эффективное использование бюджета. То есть с SRM AGORA вы автоматизируете весь процесс закупок в единой системе и интегрируетесь и синхронизируетесь с другими информационными системами компании и сторонними ERP.

Решения AGORA – путь к успешной цифровой трансформации sourcing

В арсенале AGORA более 500 кейсов успешной разработки и внедрения решений для автоматизации и цифровизации бизнес-процессов, в том числе и закупок. Наша команда реализует SRM системы, электронные торговые площадки, КИМ (электронный магазин малых закупок), P2P системы закупок. Так, для банка ВТБ мы автоматизировали малоценные закупки по модели маркетплейса на базе нашей платформы. Заказчик выбрал такое решение, потому что собственная закрытая площадка для малых закупок позволяет максимально быстро провести закупку.

Мы разработали единый программный комплекс для цифровизации системы sourcing внутри банка. Платформа позволяет осуществлять заказ и оплату товаров онлайн, а также подготавливать необходимые документы в соответствии с законодательными требованиями. Интеграция с системами учета, безопасные платежи осуществляются непосредственно на площадке, а защищенные сделки escrow обеспечивают гарантии исполнения условий договора. Пользователи имеют доступ к электронному документообороту и мобильному приложению для управления заказами. Кроме того, площадка предоставляет аналитические отчеты и уведомления.

Для алмазодобывающей компании АЛРОСА разработали и запустили АЛРОСА.Маркет – корпоративный интернет-магазин для упрощения процесса закупок и сокращения времени взаимодействия с поставщиками. В итоге до 70% этапов процесса закупки исключены либо автоматизированы. Сотрудники компании высоко оценили доступность, простоту интерфейса и удобство формирования заказов, а также оперативную поддержку и профессионализм команды AGORA.

Подробнее о крупных внедрениях вы можете ознакомиться в блоге и на сайте.

Мы успешно импортозамещаем дорогостоящее программное обеспечение зарубежных поставщиков. SRM AGORA создана на основе собственной платформы, мы входим в единый реестр Минкомсвязи как надежный отечественный вендор и интегратор. Гибкий модульный принцип и архитектура позволяет быстро разработать функционал с учетом внутренней специфики построения закупочных процедур компании-заказчика и бизнес-потребностей. Обладает высокой масштабируемостью и адаптивностью, способностью выдерживать большие нагрузки.

Вы можете заказать демонстрацию платформы или оставить заявку в форме обратной связи.