SRM система: как решает проблемы закупок и помогает с аналитикой

SRM – это системы управления закупочным циклом от планирования закупки до поставки и работы с договорами. Разработка и внедрение SRM системы направлены на сокращение расходов при проведении закупки. При этом сохраняется соответствующее качество закупочных позиций и непрерывность поставок. Важно понимать, что само понятие «закупки» — это скорее не про экономию, а про сохранение надлежащего качества. На основании закупленных позиций ведется дальнейшая коммерческая и некоммерческая деятельность компании, что влияет на всю работу компании и репутацию бренда предприятия, так как если нет поставок, то идет приостановка производства.

Крупные российские корпорации уже много лет работали на привычном им ПО западных поставщиков, таких как SAP SRM, Oracle Procurement. Однако в связи санкциями прошедшего 2022 года поставщики ПО покинули рынок РФ. В 2023 году перед промышленными предприятиями остро стоит задача по импортозамещению иностранного ПО для закупок на отечественные аналоги. На данный момент крупным корпорациям необходимы решения, доказавшие свою работоспособность. Для сфер производства, горнодобывающих, металлургии и любой другой отрасли тяжёлой промышленности программное обеспечение для проведения закупок – это жизненно важный инструмент, так как на основании него построена дальнейшая деятельность всей компании.

Подобное программное обеспечение позволяет решать огромное количество задач, связанных со всеми этапами закупочных процедур от планирования и формирования заявок на закупку до сложностей, связанных с аналитикой и отчетностью.

Сегодня разберем проблемы, которые возникают в процессе проведения закупок, и как SRM система управления закупками и поставщиками позволяет решить такие задачи.

• Отсутствие единой НСИ
• Ручной сбор потребностей
• Недостаток контроля при формировании заявок на закупку
• Несогласованность работы сотрудников различных подразделений
• Превышение бюджетов на закупки
• Большое количество нюансов и особенностей в процедурах торгов
• Потребность в инструменте работы с каталогами поставщиков
• Отсутствие инструмента аналитики и отчетности

Отсутствие единой НСИ

Когда у компании отсутствует единая база НСИ (нормативно-справочная информация) для проведения закупок в SRM системе, то компания может столкнуться с рядом проблем:

1. Появление дублей - когда один и тот же товар, услуга заведены в базу под различными наименованиями.
2. Неправильное построение иерархии в каталоге или неправильное заведение позиции в иерархии.
3. Стихийное ведение информации в категориях и позициях каталога.

Основная причина возникновения этих проблем связана с тем, что сотрудники компании заводят информацию в систему вручную по своему усмотрению. В связи с этим возникают ошибки, количество которых со временем только увеличивается.

Формирование единой структурированной базы со всеми номенклатурами, категориями – это первостепенная задача, которая стоит перед компанией в вопросе закупок. База НСИ (Нормативно-справочная информация) – это мастер система предприятия, которая содержит в себе различные справочники о номенклатуре. Это информация о номенклатуре, которую приобретает и продает предприятие, а также она отображена в документообороте и транслируется в различные рабочие системы. В части ТМЦ (товарно-материальных ценностей) нормативно-справочная информация – это классификаторы, справочники, словари, различные вспомогательные константы, мини-справочники и другая информация. Необходимо понимать, что чем крупнее предприятие, тем количество ТМЦ увеличивается, и в какой-то момент вручную управлять всем этим массивом данных станет невозможным. Поэтому формирование структурированной НСИ особенно важно даже на первоначальных этапах.

Ручной сбор потребностей

Одним из первостепенных этапов закупочного отдела является задача, связанная со сбором потребностей различных подразделений компании. Сбор потребностей на закупку в ручном формате влечет за собой большое количество ошибок из-за человечного фактора.

Как происходит сбор потребностей без SRM решения? Из различных подразделений компаний закупщику приходят запросы по e-mail, в ручном формате закупщик формирует единый список потребностей, который потом будет конвертировать в лоты. Необходимо понимать: чем больше в компании подразделений, тем потребностей на закупку будет больше, и в какой-то момент контролировать сбор потребностей и управлять им будет невозможно.

Потребность на закупку – заявка на приобретение товаров, работ, услуг (ТРУ). В некоторых случаях закупать могут сразу лотами — это базовая единица в процедурах закупок, по которой осуществляются торги. Часто при сборе потребностей заявки на закупку приходят в виде лотов, когда в одной заявке указан и товар, и услуга. Например, необходимо купить моторы и установить их. В таком случае в одном лоте у нас есть сразу покупка мотора – товар, установка мотора – услуга.

В данном случае SRM система – удобный инструмент для автоматизированного сбора потребностей на закупку в рамках одной платформы.

1. Все поступающие заявки объединяются в единый список, что помогает формировать общий план закупок и статьи бюджетов.
2. SRM система позволяет объединять и переформировывать позиции из различных заявок в единые лоты. Данные консолидируются, формируя из разрозненных заявок на похожие ТМЦ готовые лоты на закупку. Это происходит с помощью базы НСИ, которая позволяет группировать позиции одной категории из различных заявок в единые лоты.

Недостаток контроля при формировании заявок на закупку

В процедуре закупок всегда есть заказчик и закупщик. Заказчиком может выступать любой сотрудник компании, которому для выполнения своих задач нужно приобрести какую-то позицию. Необходимо понимать, что закупщик – это лицо, которое может не понимать для каких задач необходима та или иная позиция в заявке.

Допустим, заявку на закупку отправил главный инженер, которому для работы станка нужны определённые амортизаторы. Получая такую заявку, закупщик не может ответить, для чего закупается та или иная позиция. То есть, когда закупщику из различных подразделений поступает 3–5 заявок, то для него может быть не очевидным, что позиции в заявке можно объединить в один лот.

Главная задача закупщика — обеспечить наличие требуемых позиций, формировать товарную матрицу, доставить все позиции в срок и вести документооборот. Закупщик должен стремиться увеличить прибыль предприятия за счет оптимально использования всех доступных ресурсов. То есть основная задача состоит в своевременной поставке, но не в согласовании.

Для этого в SRM системе предусмотрена настройка маршрутов согласования, которая обеспечивает дополнительную проверку лотов с различными ТМЦ из различных категорий. Функциональность площадки позволяет сделать дополнительную проверку бюджетов и лимитов в рамках ранее согласованного бюджета. Контроль бюджетных лимитов – это механизм, позволяющий контролировать суммы трат внутренних заказчиков, то есть сотрудник компании не может тратить больше отведенной суммы в рамках отчетного периода. В ситуациях, когда лимит по заявке превышен и подтвержден рыночными достоверными данными (предложениями цены от разных поставщиков), то система предусматривает возможность пересогласования бюджетов.

Несогласованность работы сотрудников различных подразделений

Закупочный отдел на этапе сбора потребностей может столкнуться с проблемами, связанными с разницей в часовых поясах, отсутствием ответственных сотрудников. Нужно брать во внимание, что чем больше подразделений, сотрудников и производственных линий у компании, тем больше ошибок может возникнуть из-за человеческого фактора.

Цифровизация закупочного процесса с помощью разработки и внедрения SRM площадки для торгов позволит избежать проблем:

1. Несогласованность работы сотрудников из различных подразделений.
2. Потери позиций на закупку в процессе сбора. Заявки могут потеряться в почте, попасть в спам, а также работа с Excel-таблицами не всегда надежна.
3. Увеличение времени на коммуникацию при согласовании перечня позиций на закупку.
4. Включение в заказ тех позиций или объемов, которые не согласованы.

SRM решение для управления закупками обеспечивает более эффективную работу закупочного отдела за счет функционала площадки:

1. Формирование заявок по стандартизированной форме с учетом НСИ.
2. План закупок – автоматический сбор потребностей формирует единый список необходимых позиций.
3. Формирование лотов.
4. Возможность назначать задачи на сотрудников – функционал увеличивает производительность и повышает качество работы закупочного отдела.
5. Статьи бюджета – формирование списка предстоящих расходов, распределение их по группам для отчетности и анализа.

Превышение бюджетов на закупки

План закупок – это исходный документ, в котором заказчик отображает данные о необходимых ТРУ для осуществления своей деятельности и достижения коммерческих целей. Такой документ формируется на основании ранее проведенных закупок и с учетом объемов расходов. План закупок несет в себе более общий характер, а также в процессе работы может быть дополнен. План-график на закупку – это документ с более детализированными данными: позициями, количеством, сроками и другими. На основании него закупщики планируют свою работу.

План закупок формируется на основании прошлых трат и заявок. В данном вопросе система управления закупками SRM позволяет анализировать прошлые статьи расходов и на основании этого более эффективно создавать план на будущий год. Однако несмотря на то, что в начале каждого года компании формируют план закупок, почти всегда возникают проблемы с незапланированными тратами и превышением лимитов.

SRM позволяет настроить маршруты согласования, что обеспечивает дополнительную проверку лотов с различными ТМЦ из различных категорий. А также такая функциональность системы позволяет сделать дополнительную проверку бюджетов и лимитов в рамках ранее согласованного бюджета.

При внедрении SRM площадки повышается эффективность планирования за счет:

• нормализации графика поставок ТРУ;
• сокращения затрат на организацию и сбор данных о предстоящих закупках;
• налаживания процесса работы не только со сбором потребностей на закупку, но и с контролем исполнения сроков поставки;
• уведомления для ответственных лиц о превышении лимита, а также блокировкой добавления товара в корзину.

Большое количество нюансов и особенностей в процедурах торгов

При проведении процедур торгов существует много нюансов, связанных с требованиями к поставщикам, критериями ТРУ, особенностями оплаты и доставки. Суть в том, чтобы механизм проведения тендера предусматривал все эти нюансы и приглашал к участию поставщиков, которые соответствуют обязательным критериям.

Например, у закупщика появилось две заявки на закупку. В первой заявке закупщик может произвести заказ по каталогу SRM системы с ранее квалифицированными и проверенными поставщиками. А по второй заявке нужной позиции и поставщика нет в каталоге. В таком случае закупщик публикует закупочную процедуру, а также может разместить эту процедуру на сторонних сервисах, запросив информацию от поставщиков по типу RFI, RFQ и RFP.

• RFI – запрос информации, поставщики отвечают на вопросы о компании, несущие некоммерческий характер. Обычно RFI используется на более ранних стадиях, чем RFQ.
• RFQ – запрос котировок, документ, в котором говорится, сколько будет стоить выполнение конкретного запроса. Поставщики, которые способны выполнить запрос на поставку, могут обратиться к закупщику с предложением.
• RFP – запрос предложений, документ, предоставляемый поставщикам от закупщиков для запроса предложений на закупку ТРУ.

Подобный документированный запрос информации позволит уже на первых этапах отфильтровать поставщиков для проведения тендера, способных совершить поставку необходимых ТРУ с соответствующим качеством, сроками и условиями оплаты.

SRM система дает возможность управлять процессом проведения торгов так, как это необходимо закупщику. SRM решение для управления закупками и поставщиками позволяет выбирать различные виды процедур, которые подстраиваются под каждую категорию ТРУ. Например, типы процедур английский и голландский аукцион:

• Английский аукцион – тип аукциона, когда назначается минимальная цена за лот в качестве отправной, далее цена пошагово увеличивается, а финальная ставка известна всем участникам.
• Голландский аукцион – тип процедуры аукцион, где за стартовую стоимость назначается максимальная цена закупаемого лота, далее ставки снижаются до той, на которую согласится поставщик.

После проведения торговых процедур наступает стадия выбора победителя. Закупщик принимает решение о выборе победителя на основании конкурентного листа – это таблица сопоставления, которая содержит в себе сравнительный анализ коммерческих предложений от поставщиков. Победителем закупки становится тот участник, который смог предложить наиболее выгодные условия для исполнения контракта по совокупным параметрам исполнения договора и с учетом требований, установленных в закупочной документации. Победителя закупки можно назначить по всем лотам или отдельно для каждого - тут все индивидуально в зависимости от процессов закупок компании.

Далее, когда закупщик ознакомился с конкурентным листом и выбрал победителя в SRM, он отмечает данного поставщика в системе, и после начинается этап согласования. Он заключается в том, что выбранного поставщика должны согласовать, например, финансист, инженер, отдел снабжения. Тем самым сотрудники, по соответствующим их зоне ответственности критериям, могут удостовериться, что выбранный поставщик-победитель действительно соответствует всем критериям закупки. По итогу финального согласования поставщика объявляется победитель, и подписывается Итоговый протокол закупочной процедуры.

Потребность в инструменте работы с каталогами поставщиков

Сторонние площадки для проведения процедур закупок имеют хорошую функциональность, связанную с самими процедурами торгов. Однако после выбора победителя на закупку функционал таких площадок не предусматривает дальнейшего взаимодействия с поставщиком. Хотя на следующих этапах закупочного процесса происходит работа с большим массивом данных, связанным с каталогами поставщиков, где без SRM системы просто не обойтись.

Разнообразие ситуаций в данном случае может быть огромным: у одних поставщиков есть каталоги со всеми необходимыми критериями ТРУ, поставщики без каталогов, поставщики, у которых есть только сайт-визитка, и другие. На данных этапах закупочных процедур SRM система предусматривает несколько механизмов работы с каталогами поставщиков, а именно Punch-in, Punch-out каталоги.

Punch-in каталог – решение в области электронных закупок, которое позволяет поставщикам, прошедшим процедуру торга, загрузить каталог ТРУ в SRM систему закупщика без перехода на площадку поставщика. Благодаря интегрированию ERP- систем в каталоге SRM отображаются актуальные данные: цена, остатки, условия закупки и другое.

Преимущества Punch-in каталога:

• Возможность выбора и заказа в рамках собственной SRM системы.
• Работа с каталогами стандартизируется по требованиям системы закупщика. Нет необходимости работать на нескольких площадках.
• Экономия трудозатрат и времени при создании заказа.

Punch-out каталог – методология функционирования заключается в том, что закупщик покидает SRM систему своей компании и переходит на сайт компании поставщика для заказа необходимых ТРУ. SRM закупщика поддерживает связь по API с площадкой поставщика и собирает всю уместную информацию о заказе. Далее после выбора позиций закупщиком информация о заказе передается обратно в SRM систему, при этом сохраняются необходимые карточки товара в SRM.

Преимущества Punch-out каталога:

• Закупщик может использовать функционал сайта поставщика.
• За обновление каталога ответственен поставщик.
• В SRM системе не нужно поддерживать внутренний каталог.
• Сокращение ресурсов для поставщика в поддержании актуального каталога на сторонней системе.
• Механизм Punch-out каталог позволяет поставщикам лучше контролировать данные о ТРУ, дает возможность дифференциации (разделения) информации о ТРУ (цены, описание и другое).

Отсутствие инструмента аналитики и отчетности

Руководству любой компании важно иметь инструменты, позволяющие проводить анализ деятельности предприятия и выгружать отчетность. Поэтому инструменты аналитики и отчетности имеют один из главных приоритетов в закупочной деятельности. На основании данных делается итоговая сводка о результативности предприятия. Однако на практике без внедрения SRM системы процедура анализа занимает большое количество времени и ресурсов. А на то, чтобы подтвердить какую-либо бизнес-гипотезу уходит еще больше времени. Либо бывает проблема, связанная с тем, что без подключения отдела разработки нет возможности выгрузить оперативно какой-либо отчет из системы. Приходится ставить задачу для выгрузки определенных данных из базы. Все это приводит к тому, что компания становится менее гибкая в вопросе анализа своей деятельности.

Аналитика в SRM происходит за счет интеграции со сторонней системой, которая аккумулирует все данные и дает возможность настраивать отчеты под потребности заказчика. Таким инструментом является Business intelligence (BI) – система, обеспечивающая обработку статистических данных из SRM системы, трансформирующая данные в сводные таблицы для дальнейшей коммерческой деятельности предприятия. Основная задача BI – обработать большое количество информации, интерпретировать ее в бизнес-метриках, заострив внимание на ключевых показателях эффективности.

SRM система для управления поставщиками на базе платформы AGORA интегрируется с различными площадками для получения сквозной аналитики, такими как SAP BI (SAP Business Intelligence) и SAP BW (SAP Business Warehouse). SAP Business Intelligence (BI) – это инструмент бизнес-анализа, который проводит статистический анализ-данных и поддерживает процесс принятия управленческого решения. SAP Business Warehouse (BW) – система, которая собирает данные из различных источников и производит обработку этих данных: консолидирует, очищает от побочных данных и преобразует в готовую информацию для анализа.

Инструменты аналитики в SRM системе позволяют формировать:

• Анализ затрат на закупку, управление расходами.
• Аналитику поставщиков по всем показателям KPI, связанным со снабженческой деятельностью и эффективностью работы поставщиков, аналитика исполнения контрактов.
• Контроль сроков поставки закупочных позиций.
• Анализ работы сотрудников отдела закупок.
• Анализ результативности проведенных торгов и многое другое.

Кроме проблем, связанных с отсутствием подходящих инструментов для анализа, закупочный отдел может столкнуться с потребностью в формировании отчетности. Все мы знаем бухгалтерскую отчетность (1С), она регламентируется на государственном уровне. Однако любая компания нуждается в управленческой отчетности, что как раз может предложить SRM система. Своевременное понимание управленческой отчетности позволит избежать большого количества ошибок. Во-первых, это контроль сроков поставок, появляется возможность оперативно реагировать на вероятность срывов сроков поставки, управлять производственными запасами и снизить объемы неликвидов. Например, на основе плана-графика закупщик видит, что за текущий месяц объем закупок меньше запланированной суммы. Тут может быть два варианта: либо первоначальный план-закупок был неточный, либо какие-то позиции не закупили, и в дальнейшем, может быть дефицит или приостановка производства.

SRM система для управления закупками и поставщиками на базе платформы AGORA

Вышеперечисленные проблемы закупок решаются за счет разработки и внедрения SRM на базе платформы AGORA в бизнес-процессы предприятия. Функциональность площадки позволяет не только автоматизировать ручные процессы сбора заявок, а также управлять и контролировать процедуры закупок на каждом ее этапе. SRM позволяет своевременно обратить внимание закупочного отдела на «опасные» места, где могут быть нарушены сроки, недостача товаров или услуг, либо наоборот сигнализировать о больших объемах неликвидов на складах.

SRM система взаимодействия с поставщиками от AGORA обеспечит:

1. Сокращение времени при проведении закупочных процедур в 2 раза за счет автоматизации большого количества процессов.
2. Сокращение расходов на закупку на 5–10%.
3. Снижение количества жалоб на работу закупочного отдела на 70%.
4. Увеличение результативности при формировании заявок на закупку на 100%.

Удобство системы в том, что логика и механизмы взаимодействия могут быть настроены под потребности конкретной компании-заказчика. А удобный личный кабинет администратора платформы позволит без подключения команды разработки настроить процессы под нужды компании-заказчика: настройка маршрутов согласования, роли и права пользователей, настройка шаблонов документов и еще множество других функций.

Узнать подробнее о решениях для цифровизации закупочной деятельности предприятия на базе платформы AGORA можно на сайте вендора.