Почему в закупках важно структурировать нормативно-справочную информацию (НСИ)

В компаниях сфер тяжелой промышленности, металлургии, горнодобывающих, строительной и производственной, FMCG и крупного ритейла год начинается с консолидации плана по закупкам. К этому процессу относится сбор потребностей со всех подразделений компании для того, чтобы обеспечить своевременную и непрерывную поставку необходимых ТРУ. При этом необходимо решить сразу несколько задач: синхронизировать работу отдела снабжения и планово-экономического отдела, сэкономить время на сборе потребностей, формировании заявки на закупку.

На текущий момент на рынке уже давно есть технологии, позволяющие решить подобные задачи – SRM система, ЭТП, Корпоративные электронные магазины закупок малого объема (КИМ), P2P системы. Но только в последние годы отечественные компании всерьез занялись оптимизацией закупочного процесса, стали внедрять новые российские ИТ-продукты в рамках импортозамещения западного ПО. Ранее большинство производственных и других компаний использовали зарубежное программное обеспечение, доступ к которому после февраля-марта 2022 года стал ограниченным.

Одной из первостепенных задач для эффективной работы в SRM, ЭТП, Корпоративном электронном магазине или P2P является управление НСИ (нормативно-справочная информация). Ошибки НСИ могут привести к различным последствиям - ошибки в заявках на закупку, неверные или неполные данные в аналитике по закупленным позициям и еще много других сложностей.

Проблемы, которые решает нормализация НСИ

Если говорить в общем, НСИ – это справочники с различной регламентированной информацией на предприятии, в части закупок – это каталоги ТРУ (товары, работы, услуги), справочники нормативных документов и каталоги с контрагентами.

Приведем пример негативной ситуации, когда база НСИ ведется некорректно:

Ситуация первая: У компании 10 филиалов по всей стране, а закупочный отдел находится в центральном офисе в Москве. При сборе потребностей закупщику приходят заявки из каждого отдельного филиала, где одна и та же товарная позиция представлена по-разному (дублирование данных). Закупщику приходится в ручном формате консолидировать заявки в общий список. Весь этот процесс занимает много времени и может привести к ошибкам в количестве и характеристиках товара.

Ситуация вторая: Сотрудник отдела снабжения на производстве отправляет запрос с перечнем ТМЦ ответственному за закупки предприятия. При этом сотрудник по снабжению не предоставляет конкретной информации по необходимым позициям, просто список. Сотрудник отдела закупок делает заказ с учетом понимания задачи на своем уровне. Далее при взаимодействии с поставщиком, который специализируется на данной продукции, появляются ряд уточняющих вопросов и запрос дополнительной информации о требуемых ТМЦ. В процессе этих уточнений время на закупку растягивается. Подобных кейсов может быть огромное количество, и все они возникают из-за неправильного ведения нормативно-справочной информации.

Давайте подробнее рассмотрим список проблем, которые могут возникнуть при неверном ведении НСИ:

1. Уходит большое количество времени на составление корректного списка на закупку.
2. Разные подходы к управлению НСИ. Отсутствие регламентов в данном вопросе приводит к разрозненности информации.
3. Большое количество дублей в системе. Одна и та же товарная позиция или услуга может быть заведена в систему несколько раз. Например, «хомут нейлоновый пластик», также его могут называть «стяжкой». Большое количество дублей в системе ведет к росту размеров справочников и путанице персонала.
4. Неуникальный справочник приводит к тому, что невозможно отследить движения и количество ТМЦ, как следствие тяжело спрогнозировать план по закупкам на будущие периоды.
5. Сложнее сопоставить продукцию в системе с имеющимися остатками на складе.
6. В связи с неправильным заведением ТРУ могут возникнуть конфликты в результате приобретения неподходящей продукции.
7. Отсутствие связи с внешними классификаторами. При закупках в госсекторе или для компаний с госучастием используются внешние классификаторы (ОКПД2, КТРУ, ЕСКЛП), следовательно, поиск товарных позиций производится по кодам общепринятых классификаторов.

Реализация структурированной базы НСИ в системах для автоматизации закупок

Для успешной реализации закупочного процесса компании используют различные ИТ-решения: SRM системы для цифровизации полного цикла закупок или как отдельный модуль, Электронные торговые площадки: общедоступные и частные, Корпоративные интернет-магазины открытого или закрытого типа для закупок малого объема.

Для того чтобы выстроить корректную и максимально эффективную работу в системах для цифровизации закупочного процесса, важно на старте работы продумать процесс ведения и управления НСИ. Например, SRM системы имеют такой функционал, как аналитика и отчетность. Чтобы эти модули функционала работали верно и выдавали достоверный результат, нужно, чтобы в системе не было дублей и ошибок. Приведем пример: компании необходимо проанализировать объем затрат на содержание офисов. Для этого в фильтре выбираются закупки по определенным категориям каталога, и если у какой-то закупленной позиции неверно выставлена категория товара, то она не будет учитываться в аналитике. Отсюда и возникают ошибки в отчетности и неправильное планирование затрат на будущие периоды.

Чтобы исключить подобные проблемы на старте запуска системы для цифровизации закупок, предусмотрен функционал «Каталоги на добавление». Подобная опция является частью закупочного процесса P2P «от заявки до оплаты». Суть функционала следующая: ответственный сотрудник при появлении новых товарных позиций заполняет регламентированную форму на добавление позиций в каталог.

Как это выглядит на практике:

1. По предварительно подготовленному шаблону ответственный сотрудник заполняет требуемые поля о товарной позиции: полное наименование, краткое описание, позицию в классификации каталога, код товара, цену и другое.
2. Принцип работы заявок на добавление в каталог построен по схеме статусной модели: заявка создана, на согласовании, опубликована, внесены изменения, отклонена.
3. После того как заявка на добавление в каталог внесена, она переходит ответственному сотруднику, который согласует добавление товара в каталог.

По итогу компания получает рабочую систему без лишнего «мусора» в виде продублированных и по-разному записанных товаров.

После того как в системе есть все необходимые для делопроизводства ТРУ, сотрудники переходят к этапу формирования заявок на закупку:

1. В заранее согласованном каталоге сотрудник выбирает требуемые позиции, формирует заявку на закупку, и по принципу статусной модели заявка переходит к следующему согласующему звену.
2. Важно отметить, что при согласовании заявки на закупку учитывается стоимость заказа. В системе установлены лимиты, например, по сумме заказа или по выделенному бюджету на подразделение. Далее от сформированной суммы по заказу может меняться количество согласующих лиц: чем сумма закупаемых позиций больше, тем количество согласующих лиц также больше.
3. После того как заявка на закупку оформлена, спустя некоторое время сотрудник переходит к приемке товарных позиций, что тоже отмечается в системе.

После проведения заявок по такой схеме у компании появляется ряд возможностей по аналитике и отчетности, а также для формирования будущих планов на закупку. Весь этот процесс состоит из различных этапов, которые тесно связаны друг с другом. И если на старте некачественно вести нормативно-справочную документацию, то последующие шаги в цепочке будут произведены с ошибками.

Также закупочную систему можно интегрировать с внешними сервисами для базы НСИ – MDM. Master Data Management (MDM) – система управления НСИ и различными другими мастер-данными, которые необходимы для эффективной деятельности предприятия. Подобная интеграция позволит контролировать и управлять формированием НСИ на предприятии. В подобных системах НСИ ведение данных ведется централизовано, MDM является мастер-системой для нормативно-справочной информации, откуда дальше распространяется в закупочные корпоративные платформы.

Преимущества корректного ведения системы НСИ

При регламентированном ведении НСИ компания получает ряд преимуществ:

1. Появляется возможность сравнивать плановые и фактические данные закупленных позиций.
2. С системой НСИ у предприятия появляется регламентированная база закупаемых ТРУ, на основе которой можно анализировать долгосрочные планы предприятия в сравнении с краткосрочными.
3. Сокращается количество проблем, связанных с производственным учетом: более точный контроль остатков на складах, своевременный заказ требуемых позиций, снижается риск заказа неподходящей позиции.
4. Налаживается коммуникация между сотрудниками различных подразделений: поставщиками, ответственными за закупку, сотрудниками отдела снабжения и склада. Это уменьшает количество ситуаций с дискоммуникацией между подразделениями.

Хорошо организованная база НСИ позволяет рационально распределять рабочие ресурсы сотрудников, находить крупных поставщиков, эффективно управлять закупками предприятия и всегда быть в курсе положения дел в вопросе закупаемых ТМЦ и услуг для задач компании.

Производственная деятельность организации зависит от того, насколько качественно будет исполнена закупка по потребностям компании, а это реализуемо в случае, если вся цепочка операций будет производиться точно по регламенту. Бизнес-процессы на предприятии очень разнородны, но можно выделить четыре ключевых блока, которые есть у всех: планирование, поиск лучшего предложения по условиям, качеству и ценам, работа по договорным обязательствам, анализ эффективности снабженческих сделок. И в данных этапах НСИ является инструментом для унификации списков потребностей сотрудников, что позволяет оптимизировать и максимально ускорить работу в электронных системах для закупок предприятия.

Узнать подробнее о функциональных возможностях закупочных решений на базе AGORA можно на сайте компании, а также оставив заявку.