Система электронного документооборота на платформе AGORA: рациональное решение для бизнеса

Онлайн-платформы для b2b-компаний позволили ускорить все бизнес-процессы — от изучения данных о товаре до просчета стоимости доставки с выбором ближайшего склада. Закупки стали проще: быстрое изучение характеристик, поиск аналогов, шаблоны заявок позволяют тратить меньше ресурсов за счет автоматизации.

Идеальную картину безукоризненно оптимизированного, безошибочно точного и максимально эффективного рабочего дня среднестатистического офиса нарушает документооборот. Сопровождение сделки юридически значимыми документами способно занять гораздо больше времени, чем путешествие клиента по воронке продаж и собственно заключение сделки. Путешествие бумаг из компании в компанию занимает от нескольких дней до нескольких недель.

Казалось бы, в чем проблема? Просто используйте электронный договор! Очевидно же, что электронный документооборот (ЭДО) способен в сотни раз ускорить процедуру обмена документами, сократив ее до пары минут.

Проблема в том, что во многих компаниях, некоммерческих организациях и даже государственных структурах бумажный документ традиционно считается более надежным, тогда как его электронная версия не вызывает доверия.

Почему многие организации предпочитают электронным документам бумажные, как платформы систем электронного документооборота способны на это повлиять и почему рано или поздно решение о переходе на ЭДО придется принимать всем — пускай даже в добровольно-принудительном порядке — обсудим в этой статье.

ЭДО в России

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой обмен юридически важными документами между компаниями. Для быстрого согласования и утверждения таких документов используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Недоверие российского бизнеса к безбумажным решениям — лишь вершина айсберга. Проблем, препятствующих широкому распространению ЭДО в РФ, намного больше:

1. Необходимость обучать персонал работе с ЭДО требует дополнительных затрат и времени на адаптацию к новым бизнес-процессам, тогда как работать с бумагой — не только привычнее, но и удобнее.
2. Обычная практика закрытия документов задним числом не доступна для реализации в электронном виде: электронные счета учитываются с той же датой, в которую выставляются или получаются.
3. Опасения бизнеса вызывает возможность несанкционированного доступа к документам компании — хотя бы даже исключительно гипотетическая.
4. Бумажные документы с реальной подписью и мокрой печатью все еще необходимы для отстаивания интересов компании в суде.
5. Партнеры и клиенты компании не всегда готовы перейти на ЭДО, а затянувшийся переходный период может привести и к затягиванию процедуры подписания документов.
6. Вишенка на торте: контрагенты, которые уже используют безбумажный оборот, не могут сотрудничать с другим провайдером, чья система ЭДО несовместима с выбором вашей компании.

Переход на ЭДО: это неизбежно

Все эти проблемы не были бы столь актуальными, если бы не тот факт, что Минкомсвязи РФ предлагает осуществить практически полный переход на электронный документооборот к 2025 году: к этому моменту 90% российских компаний должны будут отказаться от бумаг. Государственные структуры оцифруют уже к концу 2019 года, а это значит, что сотрудничество с бюджетными организациями и госкомпаниями будет осуществляться в электронном виде уже со следующего года.

В сфере оптовых закупок это не замедлит отразиться на предприятиях, которые работают с госкорпорациями. А вслед за оптовиками переход на сторону ЭДО постепенно осуществит и средний и малый розничный бизнес, поскольку их поставщики уже освоят работу в этом направлении.

Хотя сегодня согласование договоров и обмен документами между компаниями в основном и так происходят в электронном режиме — к примеру, посредством электронной почты — учитывая существующие проблемы внедрения ЭДО, перспективы кажутся не столь уж радужными. Рынку предстоит найти решение для синхронизации данных ЭДО от различных провайдеров и разработать новые бизнес-процессы для эффективного взаимодействия.

Платформы систем электронного документооборота: синхронизация данных

Существуют десятки ЭДО-решений от различных провайдеров. В их числе — «Калуга Астрал», «Контур.Диадок», ЭДО СБИС от компании Тензор, Такском, Edisoft, 1С-ЭДО, ИнфоТеКС, СФЕРА EDI, Synerdocs. Подключение ЭДО-решений происходит быстро: регистрация занимает пару минут, затем в течение пары дней после удаленного заказа доставляется ключ — электронно-цифровая подпись для утверждения документов. При этом многие провайдеры предлагают длительный стартовый период — порядка 50 бесплатных обменов документами (что у небольшой компании может занять несколько месяцев).

Главная проблема ЭДО — это взаимодействие различных платформ систем электронного документооборота. Некоторые провайдеры предлагают роуминг с другими решениями. Однако, чаще всего оптовая компания вынуждена выбирать платформу для обмена юридически значимыми документами исходя из выбора, который уже сделали ее поставщики и закупщики. В переходный период, естественно, возникает путаница, а с частью партнеров и клиентов приходится продолжать сотрудничество в бумажном виде.

С другой стороны, проблема синхронизации платформ систем электронного документооборота не столь серьезна, как кажется на первый взгляд. Ведь товарно-транспортные накладные и счета-фактуры подписываются в бумажном виде — при доставке и получении товаров представителями поставщика и закупщика. Эти же документы при необходимости используются в суде. Остается лишь потребность в быстром согласовании и обмене документами, сопровождающими сделку на этапе ее заключения.

Упростить и автоматизировать бизнес-процессы по согласованию, подписанию и обмену документами призван специальный модуль таких решений, как AGORA, синхронизирующий данные от различных ЭДО-провайдеров благодаря интеграции с этими платформами. Договора и приложения к ним со спецификацией, счета-фактуры или универсальные передаточные документы (УПД) подписываются поставщиком и заказчиком товаров или услуг внутри системы AGORA. Сам документ хранится на стороне провайдеров ЭДО, с которыми интегрирована платформа AGORA, и пересылается получателям в той ЭДО-системе, к которой они подключены.

Платформа AGORA — это удобные модули для работы любой компании. Решения, предназначенные для оптимизации, автоматизации и ускорения бизнес-процессов за счет продуманных алгоритмов, учитывающих не только настоящие проблемы и потребности предприятий, но и актуальные реалии российского рынка. Поэтому работа с AGORA — это возможность оптимизировать работу вашей компании, одновременно минуя грабли, на которые уже наступили ваши конкуренты.