Корпоративный электронный магазин для задач администрации и хозблока компании МЕГА

Закупки на классических электронных торговых площадках – сложные и трудозатратные, в процедурах много бюрократии. Закупочные процедуры растягиваются на длительный срок, что вызывает задержки в заключении сделок и приводит к потере времени и дополнительным тратам компании.

При закупках малого объема компания может формировать список покупок как считает нужным и с лимитом до 5 млн рублей по 44-ФЗ, до 500 тысяч по 223-ФЗ.

• Малые закупки предоставляют больше свободы и гибкости в выборе товаров или услуг.
• Проще в управлении, имеют более легкие процессы согласования, техническое задание, нет жестких требований к поставщику.
• Экономят время – проходят быстрее и с меньшими формальностями.
• Сокращают расходы. При закупках малого объема компания приобретает только необходимое количество товаров или услуг для текущих потребностей, избегает излишних запасов, которые могут привести к дополнительным затратам на хранение, обслуживание и утилизацию. Помогают быстро реагировать на изменения в бизнес-процессах. 

Все это делает рынок малых закупок «горячим» трендом 2024 г. и повышает спрос на онлайн-системы закупочных процедур. Осуществлять закупки малого объема максимально удобно и выгодно через корпоративный интернет-магазин (КИМ) на базе платформы AGORA. За этим решением к нам и обратилась компания МЕГА.

От ручного управления к цифровой оптимизации

МЕГА – российская сеть торговых центров компании INGKA CENTRES (подразделение IKEA в России). Это 14 торговых центров в 11 регионах РФ общей площадью 2,3 млн кв. м. В связи с геополитической обстановкой и закрытием магазинов осенью 2023 г. Газпром выкупил сеть. 

В компании МЕГА закупки для административного и хозяйственного блока долгие годы решались вручную, возникла необходимость в единой площадке, на которой ответственные по подразделениям сети могли бы заказывать различные ТМЦ (товарно-материальные ценности), выбирать подходящих конкурентоспособных поставщиков, оптимальные рыночные цены, решать задачи учета и анализа расходов, контроля бюджета в режиме реального времени.

При таких объемах и широкой сети филиалов необходимость платформы для оптимизации и автоматизации закупочных процедур имеет стратегическое значение, а КИМ на базе платформы AGORA подходит под такие задачи и оптимизирует операционку.

Новый проект – новые задачи

Команда AGORA сфокусировалась на ключевой задаче - создание корпоративного электронного магазина закрытого типа для эффективных закупок малого объема. Этот магазин представляет собой платформу типа «маркетплейс», где множество поставщиков предлагают свои товары, размещают каталоги, а сотрудники компании МЕГА (головного офиса и филиалов) выступают в роли заказчиков. Такой вариант КИМ сильно упрощает взаимодействие закупщиков и поставщиков. 

Также необходимо было реализовать:

1. разработку механизма аутентификации для быстрого и безопасного доступа к платформе, обеспечивающего соответствующие уровни доступа и привилегий в соответствии с их ролями в компании;
2. настройку системы согласования заказов, обеспечивающей прозрачность и эффективность процесса закупки; включает в себя определение этапов согласования, автоматическую маршрутизацию и уведомления участников закупки о необходимых действиях;
3. возможность интеграции с существующими информационными системами компании МЕГА (системами учета) для обеспечения актуальности данных о номенклатуре, остатках и бюджетах, а также автоматизации процессов обмена информацией и синхронизации данных.

Описание реализованного функционала

AGORA разработала функционал с учетом специфики бизнеса компании МЕГА, упрощающий процесс закупок, повышающий эффективность и прозрачность в управлении, а также сокращающий временные и финансовые затраты.

• В ответ на потребность клиента в управлении закупками для разных пользователей, AGORA реализовала функцию работы с несколькими юридическими лицами на одной платформе. Это позволяет сотрудникам МЕГА легко переключаться между различными юрлицами при входе в систему без необходимости повторного входа.
• AGORA создала гибкую систему согласования заказов, которая позволяет настраивать последовательность этапов согласования в соответствии с требованиями компании МЕГА в административной панели. Отправка уведомлений поставщикам по электронной почте об утвержденных заказах значительно упрощает коммуникацию. Мы настроили систему так, чтобы каждому заказу автоматически присваивался уникальный номер, который впоследствии передается по пути сделки как номер заказа.
• Есть возможность создавать позиции с открытой стоимостью (т.е. цена заранее не установлена) и заказы по ним.
• Реализовали функцию отправки заказов на проверку наличия товаров и объемов у поставщика, а также интеграцию с системой Docvision – заявка создается и отправляется в систему для согласования, здесь же фиксируются данные по ней. В систему AGORA поступает информация о согласовании заявки. Если результат положительный, заказ передается поставщику для реализации сделки. 
• Успешно интегрировали КИМ с системами МЕГА СЕРВИС для автоматического обновления номенклатуры и остатков, обеспечивая тем самым актуальность и надежность данных. 

Повышение прозрачности и снижение операционных затрат – ключевые результаты внедрения КИМ для компании МЕГА

Результаты внедрения корпоративного электронного магазина малых закупок от AGORA для компании МЕГА оправдали ожидания клиента. Наша команда запустила электронную торговую площадку в кратчайшие сроки. КИМ не только упростил процесс закупок, но и принес значительные результаты по оптимизации.

• Благодаря КИМ от AGORA МЕГА имеет полный контроль над регулярными закупками, полностью прозрачную систему sourcing и эффективное управление бизнес-процессами.
• Удалось оптимизировать операционные затраты компании и контроль бюджета, а также складские запасы: сократить операционные расходы и складских запасов до приемлемого уровня, что повысило эффективность производственных и дистрибуционных процессов.
• Автоматизация регулярных задач: наше решение позволило МЕГА автоматизировать значительную часть рутины, связанной с жизнеобеспечением административной и хозяйственной деятельности компании. Это сократило время выполнения операций на 40-50%, освободив ресурсы для более стратегически важных задач.

Необходимость в контроле бюджета, прозрачности в процессах и оптимизации ресурсов – лишь вершина айсберга. Компании, которые внедряют цифровые продукты для управления и автоматизации закупок, выигрывают в конкурентной борьбе, обеспечивая более эффективное использование ресурсов, сокращение затрат и повышение общей производительности бизнеса и выживаемость в динамичной бизнес-среде. 

КИМ обеспечивает компаниям решение текущих проблем закупочного направления: проверка поставщиков на надежность, обеспечение рыночных и выгодных цен, конкурентных предложений, предотвращение коррупции и снижение бюрократии, упрощение процедуры торгов, формирование  отчетности и актуальной аналитики. Компания AGORA не просто предоставляет инструменты, мы создаем реальные возможности для успешного роста и развития наших клиентов, адаптируем решения для закупок и продаж под конкретные задачи и нужды компании. 

Хотите решить задачи своего бизнеса, оставьте заявку в форме обратной связи.