Контроль качества и оценка поставщиков в закупках с помощью единой онлайн-системы

Работа с поставщиками — одно из ключевых звеньев в деятельности любого предприятия. Эта важная «артерия» бизнеса напрямую влияет на качество продукции, сроки выполнения заказов и бесперебойность производства, что, в конечном итоге, отражается на бизнес-показателях и прибыли компании. Условия рынка, геополитические изменения и санкции привели к тому, что оборвалось много контрактов с привычными поставщиками и в рамках одной компании приходится искать большое количество новых поставщиков по различным направлениям, наряду с уже существующими контрагентами. Когда на проверке единовременно такое большое количество контрагентов, допускаются ошибки, поставщики проверяются не тщательно. В связи с этим, надежность поставщиков и тщательная проверка стали приоритетными задачами бизнеса.

Складывается ситуация: устаревшие способы контроля качества (ручной сбор данных, субъективные оценки) – неэффективны, а при глобальной диджитализации компании сталкиваются с огромным количеством данных (информация о поставщиках, заказах, контрактах) и необходимостью их обработки и результативного использования, внедрения новых технологий, инструментов, программного обеспечения. Управление массивом данных требует значительных ресурсов, тщательно продуманной методологии и функциональности системы. Поэтому использование единой онлайн-системы закупок для контроля качества и оценки поставщика становится не просто желательным, а критически важным для обеспечения высокого уровня сервиса и минимизации рисков и затрат, повышения надежности поставок через использование современных информационных технологий в управлении закупками.

Ключевые критерии контроля и оценки поставщиков в закупках

Разработка собственных закупочных решений обеспечивает строгий контроль над поставщиками, бюджетами и закупаемой продукцией. Однако даже с внутренними ЭТП используются отдельные продукты автоматизации, интеграции с ERP-системами.

Современные онлайн-закупки – это закупки на единой платформе, где автоматизированы все этапы в соответствии с методологией компании и ее требованиями и потребностями. AGORA успешно разрабатывает и внедряет SRM-решения и электронные площадки, предоставляющие более тщательный подход к оценке и выбору поставщиков, высокую степень автоматизации и прозрачности.

Поскольку процессы в онлайн-закупках проходят быстрее и по-прежнему существуют схемы, которые недобросовестные участники закупок используют в свою пользу, необходимо учитывать основные критерии, которые помогут обеспечить эффективность и надежность поставок.

• Удобство для всех участников закупочного процесса

Процесс закупок — многосторонняя деятельность, в ней участвуют заказчики (сотрудники компании), закупщики (сотрудники отдела снабжения) и поставщики. Удобство использования системы закупок для всех участников — ключевой фактор успешного взаимодействия. Для поставщиков простота работы на электронной площадке значительно влияет на скорость и качество заключения сделок. Поставщики должны иметь возможность легко и быстро проходить проверки и аккредитации, оперативно подавать коммерческие предложения и загружать необходимую документацию. И для сотрудников компании современные решения должны быть интуитивно понятными и легкими в освоении, чтобы минимизировать время на обучение и адаптацию, ускорить процессы взаимодействия с поставщиками и снизить риски ошибок. Поэтому при выборе вендора, внедряющего ЭТП и SRM, компании уделяют этому критерию все больше внимания.

• Многоэтапность оценки и контроля

Для обеспечения высокого качества поставок и минимизации операционных рисков необходимо внедрение структурированных этапов квалификации поставщиков, чтобы значительно снизить количество дефектных поступлений и улучшить общую надежность цепочки поставок. Ключевые этапы, такие как аккредитация, оценка, аудит и рейтинговая система, также должны быть автоматизированы, чтобы не затягивать процесс закупки.

• Прозрачность и объективность

Достигается через

➢использование стандартизированных показателей и метрик, которые обеспечивают объективность, быстро выявляют и устраняют проблемы;

➢инструменты для аналитики и отчетности, что позволяет оперативно принимать обоснованные решения и адаптироваться к изменениям;

➢автоматизацию – минимизирует человеческий фактор, ресурсные затраты, снижает риск ошибок и делает процессы более точными и эффективными.

• Управление рисками для устойчивости цепочки поставок

Компаниям необходимо выявлять и оценивать риски, связанные с поставщиками, такие как финансовая нестабильность или проблемы с качеством продукции, прогнозировать геополитические изменения. Например, внедрение стратегий для снижения выявленных рисков, включая диверсификацию поставщиков, создание запасных вариантов и проведение регулярных аудитов, помогает обеспечить устойчивость и надежность цепочки поставок.

Комплексные решения для онлайн-закупок, такие как ЭТП и SRM-системы, становятся незаменимыми инструментами для современных компаний. Учитывая перечисленные критерии, компании могут значительно оптимизировать sourcing, снизить риски и укрепить конкурентоспособность на рынке.

Преимущества и функциональные возможности единой онлайн-системы для закупок

Использование разрозненных инструментов и методов оценки, таких как рейтинговые системы, анализ рисков, пробные заказы и исследование рынка, а также отдельных сервисов для проверки контрагентов часто усложняет процесс и увеличивает риски. Значительно эффективнее объединить все эти функции в единую платформу.

Собственная торговая площадка или SRM-система AGORA позволяет автоматизировать проверку, оценку, контроль качества и учет поставщиков на каждом этапе закупки, обеспечивая комплексный и целостный подход к управлению закупками. В отличие от конкурентов AGORA разрабатывает решения для взаимодействия с поставщиками, исходя из методологии закупок и стратегий компании-заказчика. Это  позволяет создать закупочную систему, которая полностью соответствует внутренним процессам предприятия, легко осваивается сотрудниками и остается гибкой в своей функциональности.

Ключевые преимущества и возможности единой системы

1. Верификация поставщиков

   Поставщики проходят регистрацию и проверку службой безопасности непосредственно на платформе. Система интегрируется с внешними сервисами проверки, оценивает соответствие поставщиков установленным нормам и требованиям. Верификация будет пройдена повторно в случае изменения параметров компании, что обеспечивает оперативный контроль над качеством поставщиков.

2. Квалификация поставщиков

   После первичной верификации система квалифицирует поставщиков для участия в закупках. Эта функция позволяет оценить, обладают ли поставщики всеми необходимыми ресурсами для выполнения поставок. Процесс квалификации может быть адаптирован под конкретные потребности компании-заказчика. Разделение поставщиков по категориям и возможность анкетирования позволяют учитывать специфику каждой поставки. Также можно настроить регулярную проверку поставщика: периодически система запрашивает обновленные документы у поставщика. Благодаря этому закупщики всегда работают только с актуальными поставщиками, подтвержденными лицензиями и сертификатами. Такой функционал есть не у всех отечественных вендоров.

   

3. Гибкость и контроль на всех этапах – настройка маршрутов согласования

   Процессы согласования адаптируются под специфические требования различных видов закупок. Система автоматически оповещает ответственных сотрудников о возможных задержках или возникших ошибках, что обеспечивает своевременную реакцию и предотвращает сбои. Благодаря интеграции с ERP-системами, возможно не только поддерживать актуальность данных о квалифицированных контрагентах, но и устанавливать регулярные проверки их статуса. Это помогает снизить риски и оперативно реагировать на любые изменения в процессе закупок.

4. Универсальность закупок и расширенные возможности

   Система предоставляет гибкие инструменты для организации различных видов закупок: коммерческие, некоммерческие, закупки по разным категориям, все это можно осуществить в рамках единого проекта. Интеграция с внешними платформами позволяет размещать тендеры не только внутри системы, но и на других ресурсах и также проводить их проверку. Это значительно увеличивает число потенциальных поставщиков и дает возможность компании выбирать из более широкого спектра предложений, обеспечивая оптимальные условия закупок.

5. Прозрачность и антикоррупционные проверки

   Единая система проводит антикоррупционные проверки. Это гарантирует, что торги проводятся честно и объективно, а компания получает товары и услуги по конкурентоспособным ценам.

Решения AGORA – полный цикл управления закупками

После ухода западных вендоров с российского рынка компании столкнулись с необходимостью замены привычных систем. Многие отечественные решения предлагают базовые функции, но им не хватает ключевых модулей, которые являются стандартом для управления закупками в международной практике и в свою очередь также упрощают процесс закупок и контроль поставщиков. Например, P2P или интегрированные онлайн-каталоги, чтобы переходить с платформы заказчика на сайт поставщика (Punch Out), выбирать товары, а затем возвращаться с выбранными товарами в систему заказчика для оформления заказа.

AGORA успешно восполнила этот пробел, предложив SRM систему полного цикла, которая включает все необходимые инструменты для оценки, контроля и взаимодействия с поставщиками. Так, наша команда успешно разработала и внедрила P2P систему закупок для взаимодействия с поставщиками, отслеживания договорных обязательств для компании Health&Nutrition. AGORA не только оптимизировала закупочную деятельность, но и автоматизировала процесс ранжирования поставщиков по качеству услуг, позволив оставлять обратную связь по каждой реализованной заявке, что привело к повышению качества поставок и улучшению взаимодействия с поставщиками.

Разработка решения для автоматизации закупок возможно с использованием BPM конфигуратора, который помогает гибко регулировать базовые бизнес-процессы на платформе. При таком подходе бизнес-аналитики и другие проектные участники могут администрировать этапы и операции, менять формы задач и событийную модель без дополнительных ресурсов разработчиков. Таким образом сокращаются временные затраты на внедрение продукта.

Внедрение SRM AGORA полного цикла автоматизирует весь процесс sourcing. Сокращает время на проведение закупочных процедур в 2 раза, нормализует график поставок, уменьшает расходы на закупку на 5–10%, а это значительные цифры в рамках производства. AGORA успешно импортозамещает решения для закупок SAP, Coupa. Например, для «Юнилевер Русь» мы разработали систему, которая позволила не только оптимизировать процесс формирования заказов на закупку и фиксировать приемки, но и обеспечила высокую степень контроля и прозрачности взаимодействия с поставщиками. Наша система полностью заменила решение Coupa и стала новым стандартом управления закупками для компании.

Эти кейсы — лишь небольшая часть возможностей, которые платформа AGORA предлагает для управления закупками. С помощью различных модулей и решений, таких как SRM, электронные торговые площадки (ЭТП), Procure-to-Pay (P2P) и КИМ, AGORA помогает компаниям эффективно решать задачи на всех этапах закупочного процесса, создавать интегрированную среду для взаимодействия с поставщиками, что в конечном итоге способствует улучшению качества поставок и повышению общей эффективности бизнеса.

Хотите узнать подробнее о решениях AGORA –  оставьте заявку.