Как работают ЭТП – понятие электронной торговой площадки

Автоматизация и цифровизация закупочной деятельности является одной из приоритетных задач большинства российских компаний, поскольку работа закупочного отдела в традиционном формате требует огромного количества временных и энергетических ресурсов, а также сопровождается внушительным количеством ошибок, связанных с человеческим фактором. Это способствует росту актуальности и популярности различных решений, которые позволяют перевести все закупочные процессы в онлайн-формат. Электронные закупки — одна из наиболее быстро развивающихся отраслей в сфере информационных технологий.

До событий, начавшихся весной 2022 года, на рынке ИТ-решений в России отмечался рост, связанный, в первую очередь, с пандемией, которая поспособствовала переходу большинства организаций в режим онлайн. В марте 2022 года рынок продуктов для автоматизации процессов пережил спад в связи с санкциями, наложенными на Россию, однако уже в апреле рост возобновился: уход иностранных компаний позволил отечественным поставщикам ПО занять освободившуюся нишу, и началось активное импортозамещение зарубежного софта российским. Государство оперативно отреагировало на сложившуюся ситуацию и предоставило отечественным компаниям все возможности быстрого перехода на российские аналоги. За последние несколько лет разработчики в нашей стране достигли высокого уровня квалификации и научились создавать высокоэффективные решения, способные конкурировать с иностранными продуктами. Все это позволило полностью перестроить рынок электронных закупок в России в 2022 году и изменить стратегию развития на последующие годы. В ближайшие несколько лет актуальность решений для цифровизации продолжит расти.

Чтобы подробнее узнать о цифровизации закупочной деятельности, смотрите видео на YouTube канале «AGORA e-commerce и закупки».

Аналитическая компания «Эксперт Бизнес-Решения» провела опрос среди руководителей компаний, чтобы выяснить основные причины автоматизации закупок. По данным опроса, 26% респондентов назвали главной причиной возможность сократить расходы на закупочную деятельность. Еще 23% отметили, что внедрение решений для автоматизации закупок повышает эффективность работы и снижает количество ошибок из-за человеческого фактора, а 22% также указали минимизацию коррупции и повышение безопасности сделок. Огромные преимущества решений для автоматизации закупок повышают их актуальность. Одним из популярных продуктов является ЭТП (электронная торговая площадка). В этой статье разберем, как работает это решение.

Эволюция электронных торговых площадок

ЭТП или электронная торговая площадка представляет собой сервис, который позволяет осуществлять закупку и поставку товаров и услуг. Есть различные типы таких площадок: от крупных государственных порталов до b2b маркетплейсов (КИМ, электронный магазин малых закупок). На ЭТП заказчик при помощи процедуры электронных торгов получает наиболее выгодные условия, которые могут предложить поставщики, после чего заключает на платформе сделку — совершает исполнение закупки.

Предшественниками торговых площадок были обычные доски объявлений, на которых контрагенты обеих сторон находили друг друга. До 2020 года было сложно представить современные масштабы внедрения ЭТП в работу, однако сейчас такие площадки — один из основных инструментов для автоматизации закупок. Взаимодействие закупщиков и поставщиков онлайн осуществляется быстро, удобно и прозрачно благодаря широкому функционалу площадок:

• контрагенты могут легко размещать объявления о закупочных процессах,
• закупщики имеют возможность просматривать много различных предложений от поставщиков и по параметрам выбирать лучшее;
• можно запрашивать котировки,
• проведение аукционов и редукционов;
• наличие каталогов;
• функция подбора аналогов и другое.

Наличие большого количества опций оптимизирует закупочный процесс, упрощает взаимодействие поставщика и закупщика и сокращает временные, энергетические и финансовые затраты. Современная площадка по своему удобству в использовании схожа с B2B или B2C маркетплейсом.

Кому подходит такое решение? ЭТП онлайн для бизнеса призвана уменьшить расходы за счет цифровизации закупочных процедур и интеграции новых технологий, таких как: Big Data, искусственный интеллект, подключение сторонних сервисов учета, логистических сервисов и других. Стоит также отметить, что на уменьшение затрат, повышение скорости и эффективности закупочного процесса значительно влияет формирование здоровой конкуренции между поставщиками на площадке. Важное преимущество ЭТП — снижение сроков проведения закупочных процедур, поскольку база доверенных контрагентов всегда активна, то есть закупщику не нужно каждый раз заново искать подходящие предложения и надежных поставщиков.

Электронные торговые площадки одинаково подходят и для крупных объемов закупок, и для закупок малого объема. Затраты на закупочную деятельность реально уменьшить на 30-40% благодаря ЭТП. Для автоматизации и цифровизации закупочных процессов важно определиться, какая площадка подходит компании и какие функции она должна выполнять, чтобы закрыть все потребности.

Функционал ЭТП

Электронные торговые площадки на сегодняшний день обладают основным набором функций, который при желании можно расширить, чтобы решение максимально отвечало запросу владельца. Такое расширение функционала позволяет вывести работу площадки на качественно новый уровень и оптимизировать работу всего закупочного отдела. Стоит отметить, что собственная электронная торговая площадка позволяет цифровизировать все этапы закупок.

Базовые функции современных ЭТП

• Снижение расходов. Площадка позволяет уменьшить траты на проведение закупочного процесса за счет двух ключевых факторов: во-первых, на собственной площадке закупщику не нужно платить за использование ресурса, как в случае со сторонней площадкой; во-вторых, закупщик может выбрать наиболее выгодное с точки зрения цены и качества предложение от поставщика.
• Предоставление полной информации, необходимой для проведения закупок. На ЭТП отображаются все данные о предложениях от поставщиков, обо всех текущих и будущих закупочных операциях, информация о контрагентах с рейтингами и отзывами, а также интеграция с базой Реестра Недобросовестных поставщиков.
• В электронные торговые площадки интегрированы различные сервисы, позволяющие полностью автоматизировать и цифровизировать бизнес: электронный документооборот, составление отчетности, формирование и отправка рассылок, система уведомлений, удобный автонастраиваемый поиск и другие. Раньше все эти сервисы существовали отдельно от площадки, сейчас же они могут являться встраиваемым функционалом за счет модульной архитектуры и возможностей интеграции.
• Проведение торговых и неторговых процедур. Площадка дает возможность устраивать аукционы, редукционы, конкурсы, оформлять запросы от закупщиков и публиковать предложения от поставщиков. Все это автоматизировано, быстро и эффективно происходит на платформе.
• Маркетинг. ЭТП обладает инструментами, позволяющими привлекать новых контрагентов и поставщиков.
• Анализ и ведение статистики. На площадке есть функция отслеживания продаж, рентабельности товаров и других показателей. Система собирает данные, на их основе формирует статистику, а затем проводит аналитику. Как закупщики, так и поставщики с помощью ЭТП могут отслеживать сделки, платежи, сроки поставок.
• Безопасность. Площадки используют целый спектр инструментов, чтобы обеспечить безопасность поставщиков и закупщиков. Например, все поставщики проходят процедуры верификации и квалификации, что является гарантом их надежности и возможности совершить необходимую поставку в оговоренные сроки. Кроме того, существуют способы криптозащиты и защиты данных контрагентов.
• Обеспечение условий для здоровой конкуренции на площадке и сведение коррупции к нулю.

Разновидности ЭТП в зависимости от бизнес-модели

На сегодняшний день выделяют три основных типа электронных торговых площадок для закупок, каждый из которых отвечает одной из моделей бизнеса.

• ЭТП Госзакупок (B2G сегмент). На таких площадках осуществляются закупки по 44-ФЗ. Заказчиками на таких федеральных аккредитованных платформах выступают государственные или муниципальные предприятия. Поскольку товарообороты у государственных заказчиков огромные, для ЭТП Госзакупок существует очень жесткий регламент, который включает в себя как функционирование и работу самой площадки, так и строгие сроки оплаты и поставки товаров. Все участники закупочного процесса должны соблюдать установленные правила. Стоит отметить, что поставщиками на таких площадках, как правило выступают представители крупного бизнеса, поскольку малому и среднему предпринимательству пробиться туда очень сложно, в том числе из-за регламента проведения закупок. Например, для участия в торгах нужно иметь счета в определенных банках. Также необходима блокировка средств до момента исполнения контракта. Площадки для госзакупок, как правило, сильно уступают коммерческим платформам в удобстве использования, поскольку комфортный интерфейс для пользователя не является на таких ЭТП приоритетом. На сегодняшний день существует всего девять таких площадок.
• ЭТП для закупок с госучастием. Торги на таких платформах проводятся по 223-ФЗ. Регламент на электронных торговых площадках для закупок с госучастием различается и устанавливается непосредственно владельцем площадки, однако на данный момент ведется разработка общих правил и стандартов для таких решений. Принципиальное отличие таких площадок от ЭТП Госзакупок — заказчики. Ими могут выступать не только государственные предприятия, но также несколько других типов компаний:
  • организации, в которых государственное участие составляет от 50% и выше, а также их дочерние образования;
  • всевозможные компании, которые имеют монополию, например РЖД;
  • предприятия, сфера деятельности которых регулируется государством, например, водоснабжение или энергетика;
  • бюджетные образования, закупки которых осуществляются на средства от грантов и других безвозмездных отчислений.
  Таких площадок на данный момент существует порядка 200.
• Коммерческие ЭТП (B2B сегмент). Таких площадок больше всего, и они являются корпоративными. Каждый владелец бизнеса может использовать такое решение для автоматизации и цифровизации закупочного процесса. Строгого регламента для B2B ЭТП не существует. Проведение закупок через коммерческие электронные площадки позволяет оптимизировать расходы. Например, компания-разработчик AGORA внедрила для АО «Трансмашхолдинг» (ТМХ) решение, которое позволило закупщику получить предложения от поставщиков на 20-30% ниже по цене, чем до интеграции продукта в работу. А сразу после запуска ЭТП расходы на закупочную деятельность уменьшились на 4%.

Разработка ЭТП для коммерческих целей предполагает работу с большими объемами закупок, помимо проведения торговых процедур, вроде редукционов, аукционов и конкурсов, ЭТП позволяет вести планирование закупок, собирать и анализировать потребности закупщиков, а также проводить отбор и верифицировать поставщиков.

ЭТП для закупок могут быть разработаны по запросу разных участников закупочного процесса.

1. ЭТП создают сами компании-закупщики. В этом случае решение создается для обеспечения товаром организации, то есть для внутреннего пользования. Заказчик стремится оптимизировать работу закупочного отдела, снизить расходы на закупки, получить наиболее выгодные предложения в соотношении цена-качество. Владелец площадки самостоятельно устанавливает правила работы ЭТП и создает решение полностью под запрос компании.
2. Иногда сами крупные поставщики товаров и услуг разрабатывают и внедряют решения с целью расширения каналов сбыта и привлечения закупщиков.
3. Посредники между закупщиками и поставщиками также иногда создают и внедряют ЭТП для закупок в работу. В этом случае площадка выполняет функцию взаимодействия сторон между собой. На таких платформах может быть много клиентов, большой выбор товаров и услуг, но, как правило, электронные площадки посредников берут процент за пользование их ресурсом и имеют свои правила работы, подходящие не каждому закупщику и поставщику.

Стоит немного рассказать, что существуют также и другие типы площадок, которые изначально направлены на работу с частными лицами, однако имеют возможность работы с бизнесом и предусматривают вариант добавления модуля торгов.

• B2C площадки. Очень популярный на сегодня тип электронных площадок. К закупкам такие решения имеют косвенное отношение, поскольку обычно предполагают продажу товара в розницу. Однако крупные маркетплейсы, такие как AliExpress или Ozon, разрабатывают сегменты B2B и даже B2G, чем привлекают специалистов по закупкам: с таких маркетплейсов можно выйти на оптовиков. На некоторых ЭТП есть возможность проведения аукционов, в частности для сбыта редких товаров.
• Специализированные площадки, на которых осуществляется продажа имущества в связи с банкротством или продажа неликвидов и остатков ТМЦ.

Преимущества собственной ЭТП

Хотя ранее уже говорилось о функциях электронных торговых площадок и возможностях, которые они дают пользователям, однако важно обозначить главные преимущества ЭТП вне зависимости от их типа.

• Снижение расходов и повышение производительности за счет автоматизации полного закупочного цикла. Как показывает практика, при внедрении решения в работу компании, удается сократить затраты на 30-40% в перспективе, при этом повышаются качество, скорость и эффективность закупочных процедур.
• Минимизация ошибок, возникающих ввиду человеческого фактора. Благодаря автоматизации всех операций, в том числе бюрократических, возможность совершить ошибку практически сводится к нулю.
• Быстрый поиск заказчика для поставщиков и расширение каналов сбыта продукции, а для закупщиков — большой выбор предложений от разных поставщиков и возможность выбрать лучший вариант по наиболее демократичной цене.
• Здоровая конкуренция и объективный выбор поставщика товаров или услуг. Благодаря четко сформулированным правилам площадки и алгоритму верификации и квалификации обеспечиваются равные условия для поставщиков и возможность выбора для закупщика. Цены при этом в среднем снижаются на 20-30%.
• Интегрированный электронный документооборот. Все сделки имеют юридическую силу и позволяют избежать бюрократизации закупочного процесса.
• Прозрачность и открытость закупок.
• Уменьшение трансакционных издержек.

Собственная площадка ЭТП обладает среди прочих несколькими дополнительными преимуществами, которые могут быть неочевидны на первый взгляд. Это связано в первую очередь с тем, что заказчик создает решение полностью под свой запрос и стремится решить при помощи площадки свои собственные задачи. Это предполагает внедрение определенного функционала, необходимого для конкретной компании. Более того, собственную площадку можно видоизменять под себя уже после запуска. Может оказаться, что некоторые модули не нужны, а какие-то, наоборот, нужно добавить. Тестирование на ранних этапах позволяет сделать площадку более совершенной.

Из неочевидных плюсов стоит отметить следующие:

1. Экономия на оплате услуг оператора сторонней площадки. Проведение регулярных закупочных процессов через сторонние ресурсы предполагает оплату работы оператора этой площадки и выливается в серьезную сумму. Внедрить собственное решение в работу оказывается значительно выгоднее.
2. Установление собственных правил работы площадки. Свое решение проще разработать и изменить под свои задачи, чем изучать правила внешних ЭТП, которые могут сильно различаться. На собственной площадке можно установить единые правила, которые будут удобны сотрудникам закупочного отдела.
3. Повышение лояльности поставщиков. Благодаря цифровизации огромного количества процессов и добавлению функций, которые сильно упрощают закупочный процесс и повышают его эффективность, можно добиться повышения лояльности со стороны поставщиков и их желания сотрудничать с закупщиком на долгосрочной основе.
4. Контроль безопасности. Сохранность данных гораздо легче контролировать на собственной площадке, чем на сторонней ЭТП.

Электронная торговая площадка от компании AGORA

Главными преимуществами автоматизации закупочного процесса путем внедрения собственной электронной торговой площадки большинство владельцев компаний назвали оптимизацию закупок в целом, сокращение издержек и повышение эффективности работы закупочного отдела.

Способов разработки решения для автоматизации закупок на сегодняшний день существует три:

1. создание площадки на базе ERP-системы;
2. кастомная разработка решения с нуля;
3. коробочное решение с возможностью добавления новых модулей.

У каждого способа разработки есть свои плюсы и минусы, однако создание по соотношению цены и качества коробочное решение имеет преимущества перед другими методами. Чтобы создать качественный проект и внедрить его в работу, важно выбрать опытного и квалифицированного разработчика. Вендор и интегратор AGORA специализируется на создании решений для автоматизации закупок и предлагает возможности разработки и запуска в работу ЭТП на базе собственной платформы, которая официально входит в реестр отечественного ПО Минкомсвязи РФ. Это коробочное решение, которое подойдет как среднему, так и крупному бизнесу, а также будет одинаково полезен для использования в B2B и B2G сегментах. Компания AGORA входит в Ассоциацию Электронных Торговых Площадок (АЭТП) и имеет опыт разработки решений более 10 лет.

Разработка и запуск решения от AGORA позволяют получить ЭТП с широким функционалом, который при желании можно видоизменить под запрос. Основные функции продукта на базе платформы AGORA следующие:

• возможность самостоятельно настраивать критерии оценки;
• закрытый круг поставщиков;
• работа с рекламациями — в случае поставки ненадлежащего товара взаимодействие с поставщиком происходит прямо через электронную торговую площадку;
• рейтинг поставщиков — площадка автоматически оценивает надежность и добросовестность поставщиков;
• настройка алгоритма проведения торгов — на сайте компании можно посмотреть, как работают различные операции на платформе AGORA, в том числе как выглядят аукционы, редукционы, конкурсы и прочие торговые и неторговые процедуры;
• возможность настраивать тендерную комиссию;
• ведение аналитики и статистики данных закупочного процесса — своевременные сбор и обработка информации позволяют улучшить закупочную деятельность и повысить ее эффективность.

Внедрение решения от опытного поставщика ПО дает возможность:

1. снизить количество ошибок, перебоев в поставках и недочетов в связи с человеческим фактором и повысить слаженность работы закупочного отдела;
2. уменьшить общие расходы на закупки до 30-40%;
3. обеспечить сохранность данных о закупках на всех этапах;
4. получить более выгодные цены на товары со стороны поставщиков — на 20-50% ниже;
5. повысить точность планирования бюджета за счет проведения аналитики.

Российская ЭТП на базе AGORA позволит снизить расходы при проведении закупочного процесса, повысить эффективность работы закупочного отдела и получать наиболее выгодные предложения от поставщиков товаров и услуг. Менеджеры вендора и интегратора AGORA готовы рассказать о решении наиболее подробно и ответить на любые вопросы. Свяжитесь с нами для уточнения информации о продукте.