Электронный магазин закупок малого объема в современных реалиях 2021 года

В последние годы отмечается повышенный интерес к формату электронных закупок малого объема. Так, в 2019 году объем таких процедур составлял около 10% от всех закупок, как сообщает ВШЭ. Но пандемия и последовавший вслед за ней рост цифровизации всех сфер российской и мировой экономик существенно повлияли на закупочную деятельность. Например, значительно подстегнули спрос на электронные закупки малого объема. По данным анализа РТС-тендер, всего лишь за 9 месяцев 2020 года число малых закупок возросло на рекордные 37%, а объем взлетел на 64%, если сравнивать показатели с данными за 2019 год.

Спрос усиливается. В свою очередь, растет и популярность диджитал-систем для проведения закупок в удобном онлайн-формате: например, собственный электронный магазин малых закупок для крупных компаний.

Чем закупки малого объема отличаются от стандартной закупочной процедуры

В соответствии с п.п. 4 и 5 ч. 1 ст. 93 Закона №44-ФЗ, к закупкам малого объема приравнивается приобретение товаров или услуг у единственного поставщика с соблюдением определенного лимита по сумме, в том числе через онлайн магазин малых закупок. К примеру, ранее такое ограничение было выставлено на сумму до 600 тыс. руб. При этом в закупке малого объема не должно быть меньше 4 предложений от поставщиков. В противном случае процедура будет признана не проведенной, поскольку не соблюдены нормы по честной конкуренции.

В случае с корпорациями с долей госучастия либо с частными компаниями, чьи закупочные процедуры регламентируются 223-ФЗ, действуют более мягкие требования. При этом заказчик на свое усмотрение может обозначать список закупок малого объема. Но в таком случае присутствует ряд суммовых ограничений на объемы, которые могут не подпадать под необходимость организации полноценного тендера, т.е. без «проведения процедуры закупки». Соответственно, согласно ч. 15 ст. 4 Закона 223-ФЗ, малой закупкой будет признана закупка, сумма которой не будет превышать 100 тыс. руб. — для компаний, выручка которых за год не превышает 50 млрд. руб. В ином случае малой будет признана закупка, сумма которой — не более 500 тыс. руб.

Согласно последним нововведениям проводить закупки малого объема по 44-ФЗ в 2021 году станет еще выгоднее. С 1 апреля 2021 года вступило в силу Положение, в соответствии с которым малые закупки в электронной форме можно проводить на сумму вплоть до 3 млн. рублей. А это означает, что расширятся возможности для поставщиков и закупщиков. И спрос на данный вид электронных закупочных процедур значительно возрастет. Также как и спрос на разработку соответствующих корпоративных электронных торговых площадок.

Как работает современный электронный магазин малоценных закупок

Электронный магазин закупки в малых объемах и принцип его работы проще всего раскрыть на примере реально работающей системы. К примеру, Почта России публикует процедуру по закупке кресел для какого-либо из своих филиалов. Почему это удобнее сделать именно через систему собственного электронного магазина малых закупок? Потому что таким образом нет необходимости формировать сложный контракт через неповоротливую классическую ЭТП, которая, в принципе, предназначена для куда больших объемов закупаемых товаров и услуг. Также, нет нужды проводить все операции и перенаправлять заказы через центральный офис. Поскольку эти кресла сразу будут доставлены в филиал, и собственный ЦФО (Центр Финансовой Ответственности) данного подразделения будет напрямую оплачивать заказ. Поэтому, идеальным оказывается вариант с исполнением регулярных малых закупок через собственную специализированную онлайн-систему.

Все, что нужно для успешного проведения закупки малого объема онлайн:

• Представителям закупочного подразделения филиала зайти в корпоративный маркетплейс или электронный магазин МЗ, используя комфортный и интуитивно понятный личный кабинет.
• Найти необходимый вариант и формат товара (в нашем примере – это стул), по которому расценки и условия оказались наиболее приемлемыми. При этом очень полезной оказывается опция полнотекстового поиска со встроенным машинным обучением — экономия времени и максимальное удобство.
• Нажать кнопку «купить». Система электронного магазина закупки на базе B2B платформы AGORA автоматически проведет внутреннюю закупочную процедуру.  Необходимо в обязательном порядке проверить соответствие закупки (т.е. набранной корзины) рамкам лимита сумм, установленных законодательно. В случае с Почтой России — это лимит до 500 тыс. руб. У другой компании с госучастием может быть ограничение до 100 тыс. руб. А в случае с коммерческой компанией лимиты могут быть гораздо менее строгие. Все эти данные и параметры соответствия закупкам малого объема площадка сверяет самостоятельно, еще в процессе формирования заказа.
• После выбранного оптимального метода оплаты (постоплата либо предоплата) поставщик привезет нужное количество стульев сразу на склад филиала, без необходимости задействовать подразделения Головного офиса.

В то же время электронный магазин по 44 фз уже включает в себя механизмы, предотвращающие возможность коррупции: филиал может принимать решение о покупке, только основываясь на фактическом соответствии предложения параметрам закупки, а не по собственным соображениям. Кроме того, применять магазин малоценных закупок можно для разных ситуаций, если средний закупочный чек варьируется в диапазоне 100-500 тыс. рублей.

Какие проблемы решает площадка малых закупок

У предприятий, которые проводят закупки малой формы, данная процедура в большинстве случаев вызывает отторжение. Поскольку она связана со многими неудобствами:

• Целый ряд сложностей и бюрократических лимитов, если закупки малого объема планируется исполнить через классические ЭТП. 
• Даже если процесс будет проходить без процедуры конкурсной закупки, а суммы планируются мизерные, — в любом случае стандартная электронная площадка закупок потребует предоставить массу подтверждающих документов и соблюдения еще целого ряда требований. А это грозит закупщику потерей времени и усложнением всей закупочной цепочки в целом.
• Невозможно управлять качеством и рейтингом контрагентов, то есть собрать на площадке лучших поставщиков, которые подходят конкретной компании-закупщику и уже доказали свою надежность.

Вот почему в сфере закупок малого объема давно назрела потребность в разработке и внедрении решения, которое позволит автоматизировать данный пул операций. И создание площадки малых закупок на базе B2B платформы позволяет это сделать. Закупщику останется лишь запустить систему, которая уже готова к работе, интегрирована с 1С и другими необходимыми учетными системами, ЭДО и ЦП. Далее можно зайти в онлайн-каталог и создать заказ на закупку. А система самостоятельно подберет три предложения, выбрав самое выгодное и по цене, и по срокам доставки, и по стоимости доставки. После чего можно сформировать заявку на поставку — также в онлайн режиме и без необходимости личных встреч с контрагентом для подписания документации.

Это идеальный вариант, к которому стремится большинство закупщиков топовых корпораций, — минимизировать непосредственное участие персонала в закупке и автоматизировать принятие решения, возложив его на точную систему, которая не ошибается, не срывает сроков по разным причинам, не болеет и не забывает о дедлайнах. При этом экономится значительный объем рабочего времени и финансовых средств за счет достижения более выгодных и конкурентных цен от поставщиков. А вероятность коррупции сводится к минимуму, так как никто из сотрудников не может повлиять на принятие решения: электронный магазин закупки самостоятельно проводит все сопоставительные процедуры и выбирает наиболее достойного победителя закупки.

Преимущества для заказчика

• Объединение всех закупок малого объема на единой площадке малых закупок — в собственном удобном электронном магазине.
• Гибкие настройки и добавление нужных бизнес-модулей при необходимости (у AGORA предусмотрено свыше 200 модулей практически на любые бизнес-цели).
• ЭДО и ЦП: возможность заключать контракты и вести документацию не только в бумажной, но и в электронной форме.
• Интеграция с 1С, SAP и прочими программами учета компании-закупщика.
• Формирование круга доверенных поставщиков с рейтингом их надежности.
• Средняя экономия на закупках — до 7% в год.
• Автоматическая аналитика с формированием отчетности.

Преимущества для поставщиков

• Более доступный порог входа, чем в стандартные ЭТП: получить закупки могут даже МСП, предоставив лучшее предложение по цене и характеристикам. 
• Возможность продавать свои товары или услуги без посредников — напрямую заказчику.
• Широкая география: доступ к закупкам — из любой точки РФ.
• Участие в закупках через сервис, обладающий удобством современного маркетплейса.
• Интеграция с 1С, SAP и другими учетными программами поставщика.
• Достаточная гибкость при контрактации.
• Формирование на площадке малых закупок здоровой конкуренции, в отличие от формата закупки у единственного поставщика.

Спецификация имеет значение

Ключевая проблема на рынке закупок кроется не столько в создании базового магазина малых закупок, сколько в его предельной адаптации под нужды конкретного предприятия. И далеко не каждый разработчик может сделать это. В то же время, за счет модульной структуры и гибкости настроек, B2B решения на базе AGORA дают такую возможность, включая адаптацию товарных категорий и прочих параметров.

К примеру, в тяжелом машиностроении нет единого классификатора продукции, который подходил бы под любые закупочные процедуры. Так, Группа «Синара» выпускает вагонные тележки одного типа, РЖД — другого, а АО «Трансмашхолдинг» — третьего типа. Причем, список возможных вариаций не ограничивается только этими лидирующими производителями. Модификаций изделий очень много, а общей классификации и единого каталога попросту нет. 
Аналогично по другим направлениям рынка — не предусмотрено унифицированного каталога, поскольку отрасли и их подкатегории слишком разнятся.

Но как в таком случае понимать, что продукция от того или иного поставщика точно подходит под критерии компании-закупщика? Каждая крупная компания, помимо обязательного внедрения собственной закупочной системы, по-разному старается решить проблему классификации. К примеру, Почта России реализовала таблицы эквивалентов — своеобразные шаблоны товаров с конкретными критериями, которые обычно закупает компания. Однако в таких таблицах отсутствует привязка к бренду или названию поставщика. Прописаны только цвет, размеры и прочие технические параметры, которые важны для принятия решения о закупке. А также в обязательном порядке в настройках указывается НМЦ — начальная максимальная цена закупки, по которой Почта России готова приобрести указанные товары. И здесь хотелось бы остановиться подробнее на важности этих параметров и их сложности с точки зрения технической реализации.

Правильно разработанный и внедренный электронный магазин закупки может в авторежиме и в считанные секунды может связывать внутренний классификатор закупщика с эталонным товаром и товарным ассортиментом поставщиков. Причем, выполнять эту операцию ускоренно — непосредственно в момент загрузки каталога либо прайса от поставщика в электронный магазин. В то же время определяется параметр НМЦ.

Именно здесь скрывается одна из самых больших сложностей, с которой справится далеко не каждый разработчик web-сайта. И, можно сказать, что вендор AGORA является пионером в этой отрасли, который разрабатывает и внедряет электронные магазины малых закупок с полной интеграцией. Это подразумевает не только верно работающий и ускоренный матчинг эталонных карточек, но и другой необходимый функционал для автоматизации закупок малого объема.

Кроме того, B2B платформа AGORA, которая выступает базой для ускоренной разработки решений, обладает достаточной мощностью даже для повышенных нагрузок. К примеру, только у электронного магазина АО «Трансмашхолдинг» в среднем под регулярные закупки предусмотрено около 150-200 тысяч SKU, которые разделены по различным номенклатурным группам. Для разработчиков это означает огромный пласт работы, который подразумевает создание не одного или двух, а множества эталонов со специфическими параметрами у каждого. Если речь идет о крупной компании из сферы торговли, то здесь товарная матрица может насчитывать десятки тысяч позиций. При этом база классификатора может расширяться, тогда как система торговой площадки должна с легкостью справляться с увеличением параллельных нагрузок на сеть. Таким образом, для клиента из той или иной отрасли создается персональный классификатор — аналогов подобной услуги среди компаний-разработчиков попросту нет на рынке.

Логика формирования сделок

Обычно сделки по закупкам, особенно у крупных компаний, отличаются повышенной сложностью формирования и многоэтапностью. Проект собственного магазина малых закупок должен учитывать в работе логику комиссионных сборов. Это будет фиксированная комиссия на определенном этапе или сразу включенная наценка? Перед разработкой закупочного решения необходимо обязательно учесть эти моменты. Так, платформа может сразу же автоматически делать наценку на продукцию поставщика на сумму комиссии. После чего эта сумма наценки покрывается заказчиком в процессе оплаты заказа и доставки. Менее распространенный вариант — когда комиссия взыскивается с поставщика. Этот способ не просто так считается менее привлекательным и популярным, поскольку непосредственно снижает итоговую прибыль поставщика. В то же время, для крупной корпорации-закупщика обычно приемлемо заплатить комиссию в сумме 2-3% от заказа, если в результате удается сэкономить на закупках в среднем до 30-50%.

Электронный магазин малых закупок: важные нюансы, связанные с логистикой

Крупным корпорациям на постоянной основе необходима доставка различных грузов. У большинства предприятий есть соглашения с межрегиональными службами доставки, например, с Деловыми линиями и другими сервисами. Однако, с точки зрения экономии бюджета, часто выгоднее заказывать перевозку через локальную службу доставки. Поскольку крупной логистической службе в любом случае придется задействовать свой транспорт транзитным методом, направляя его в регионы. Отсюда стоимость перевозки возрастает до 2-3 раз.

Однако это правило действует не всегда. Бывает так, что прайс у крупного перевозчика для той или иной локации может быть даже выгоднее, чем у местных контор. Кроме того, следует брать в расчет и наличие нужного количество машин.
Такие логистические нюансы магазин закупок малого объема также должен учитывать автоматически. Как это происходит: площадка малых закупок автоматически анализирует предложения от всех возможных поставщиков из базы и сравнивает их прайсы и условия на доставку. К примеру, если сегодня необходимо перевезти груз в одну точку, и это оказывается оптимальнее через местную службу доставки, то в закупке побеждает такое предложение. Если же на следующий день возникает необходимость перевозки аналогичного груза, и условия крупного провайдера оказываются выгоднее, — выигрывает данное предложение.

Как итог

Магазин закупок малого объема экономит не только колоссальное количество времени персонала в процессе закупочных процедур, но и бюджет компании-закупщика на заказах товаров и услуг, их доставке. Все благодаря автоматизации закупочных процедур, автопоиску предельно выгодных на текущий момент предложений, а также подсчету стоимости доставки через встроенный логистический калькулятор. И за счет прочих опций, которые должен включать в себя современный онлайн магазин малых закупок.

Нужна более подробная информация по поводу разработки собственного электронного магазина для закупок малого объема? Опытные менеджеры AGORA ответят на интересующие вас вопросы и помогут предварительно подсчитать бюджет внедрения. Просто оставьте заявку на странице контактов.