Системы автоматизации бизнес процессов

В условиях конкуренции на рынке b2b ключевым аспектом успеха становится не только сам продукт, но и сокращение затрат на его производство, закупку сырья и ТМЦ. Это снижает себестоимость товара, повышает его маржинальность. Чем менее затратно и более эффективно производство, тем выше прибыль компании, которую можно реинвестировать в дальнейшее развитие. Поэтому система автоматизации бизнес-процессов, которая радикально снижает операционные расходы, — это прямой путь к повышению продаж, росту прибыли и масштабированию компании.

Преимущества автоматизации для оптового бизнеса

В XX веке производители товаров массового потребления столкнулись с влиянием человеческого фактора. Качество продукции и обслуживания то и дело менялось из-за невнимательности работников, быстро устающих от рутинных механических действий, которые требуют сосредоточенности. Долговременное планирование закупок сырья было невозможным из-за непредсказуемых изменений в предпочтениях клиентов. Информационное взаимодействие с оптовыми покупателями или между отделами больших компаний сопровождалось большим количеством сопроводительной документации, разобраться в которой мог только работающий с ними специалист. Сама идея того, что собственник крупного предприятия способен в одиночку полностью контролировать все процессы во всех подразделениях, казалась немыслимой. Но, в то же время, предпринимались шаги на пути к поиску решений:

• становление подхода к бизнесу как к цепочке процессов, выполнение которых определенным образом обеспечивает ожидаемые результаты;
• разработка схем и алгоритмов последовательности действий для выполнения конкретных задач, в том числе и в закупочной деятельности;
• научная организация труда для улучшения работоспособности;
• предложение точек контроля, подтверждающих результат;
• изобретение технологических устройств, ускоряющих выполнение необходимых операций.

В XXI веке появились системы автоматизации бизнес-процессов и системы SRM (Supplier Relationship Management) для управления поставками, позволяющие оптовым организациям:

• получать предельно точные, предсказуемые результаты с анализом данных;
• свести к нулю количество ошибок, устраняя влияние человеческого фактора при выполнении рутинных, повторяемых действий, требующих внимания;
• строить долговременные прогнозы и вести закупки с учетом развития рынка;
• быстро масштабировать целые отделы или всю компанию по мере роста, без необходимости расширения штата.

Логично, что компании все чаще склоняются к идее автоматизации процессов. По данным HubSpot, 61% предприятий, использующих автоматизацию, сообщают о превышении целевых показателей выручки даже несмотря на пандемию.

Практическое применение автоматизации процессов в продажах и закупках

Абстрактная идея автоматизации бизнеса выглядит неопределенно. Но если перенести ее в конкретные сферы применения — например, в реальный отдел продаж или закупок — становится понятно, сколько времени и человеческих ресурсов это экономит. Без автоматизации менеджер ведет длительные переговоры по телефону и выезжает на личные встречи, где записывает детали договоренностей в блокнот. Далее вручную готовится коммерческое предложение с персональными скидками, договор и сопутствующие документы. Параллельно возникает необходимость свериться со складом, ответить на новые обращения клиентов, согласовать скидки и условия договора с другими отделами, получить подписи начальника отдела продаж, главного бухгалтера, финансового директора, юриста и руководителя компании. Не удивительно, что в таком случае в продажах ежемесячно теряются десятки обращений и заявок, а процессы закупок становятся слишком дорогостоящими и отличаются долгим циклом реализации.

Все меняет внедрение системы автоматизации бизнес-процессов. Сотрудничество на каждом этапе проходит через программное b2b-решение, а делопроизводство — через электронный документооборот, в том числе с цифровой подписью. Программа хранит историю переговоров, а проверка наличия товара на складе происходит путем сверки заказа с данными 1С без участия персонала. Нужные акты, накладные и договора генерируются автоматически. Согласование и подписание документов происходит онлайн за несколько минут, благодаря мгновенному уведомлению ответственного лица. В результате можно сэкономить до 80% времени менеджеров и направить его на поиски новых клиентов и повышение продаж.

Необходимые функции системы автоматизации бизнес-процессов

По данным исследования McKinsey, более 30% действий вокруг продаж можно автоматизировать, полностью устранив участие персонала.

При этом, чем больше задач отделов продаж и закупок охватит система автоматизации бизнес-процессов, тем эффективнее будет результат, ниже операционные затраты и себестоимость услуг или товаров. Хорошо, если такая система предусматривает:

1. Автоматическую персонализацию данных, от цен и скидок до ассортимента каталога и единиц учета товаров, условий договора, оплаты и доставки.
2. Самообучающийся поиск с подстройкой под запросы клиента, шаблоны заказов, настраиваемый личный кабинет и последовательность статусов заказов.
3. Интеграцию со сторонними сервисами — 1С, ERP, CRM, SAP, SRM, благодаря чему специалистам не нужно тратить время на внесение одних и тех же данных в различные решения: это можно сделать программным путем.
4. Логистический калькулятор для расчета стоимости и срока доставки с подбором ближайшего склада.
5. Синхронизацию с другими торговыми площадками, что упростит управление процессами и позволит контролировать продажи на разных сайтах через один проект.
6. Генерирование документов с нужными реквизитами и электронный документооборот с применением цифровой подписи.
7. Подключение чат-ботов и видеосервисов для обсуждения любых вопросов.
8. Маркетинговые инструменты для стимулирования спроса и ускоренной продажи неликвидов со склада.
9. Автоматическую подготовку отчетности, на которую, согласно исследованиям, сотрудники тратят значительное количество незапланированного времени.
10. Аналитические прогнозы объемов продаж, роста или снижения интереса клиентов к определенным товарам и категориям.

Выбор стратегии внедрения системы автоматизации бизнес-процессов

Хотя бизнес чаще приходит к решения внедрить систему автоматизации бизнес-процессов на более поздних этапах, на самом деле, наиболее эффективная стратегия — сделать это как можно раньше. Сложность проекта часто преувеличена: существуют модульные решения, позволяющие подключать нужные функции по мере необходимости, что в разы выгоднее, чем длительная разработка с нуля.

Автоматизация неоценима в компаниях любого размера. Она повышает продуктивность работы персонала, помогает быстро распределить задачи специалистов, которые ушли в отпуск или на больничный, масштабировать бизнес без увеличения штата. У команды появляется время на разработку нестандартных решений, ведение длительных переговоров, поиск новых клиентов или получение дополнительных заказов от существующих покупателей.

Дорабатывать систему автоматизации бизнес-процессов можно постепенно. Наиболее важно то, что раннее внедрение поможет предупредить момент критической потребности в автоматизации, когда крупному предприятию придется полностью перестраивать уже сложившиеся алгоритмы действий в условиях катастрофической нехватки времени и перегруженности персонала.

Реализовать такую систему с учетом всех требований заказчика позволит международный вендор AGORA — разработчик платформы для быстрого создания B2B и B2C торговых площадок, автоматизации закупочных процедур и отраслевых b2b-проектов, включая мобильные решения для iOS и Android. AGORA предлагает полный цикл обслуживания таких проектов, от разработки и внедрения до онбординга персонала, дальнейшей техподдержки, обновления и доработки. Поэтому с AGORA реализация корпоративной системы автоматизации будет быстрой и несложной, с приемлемой стоимостью и выгодными условиями.