ЭДО для маркетплейсов: функции системы электронного документооборота и возможности интеграции

Рынок универсальных и нишевых маркетплейсов, как и e-commerce в целом, набирает обороты, даже в кризис. По данным Data Insight в 2024 году процент российского рынка маркетплейсов от общего рынка e-commerce составит 54% (для сравнения: в 2021 году он составлял 39,7%, а в I полугодии 2022 – 47,9%). Стремительное развитие и глобальная цифровизация бизнеса влекут за собой разработку разнообразных решений для эффективного взаимодействия участников электронной торговли и выстраивания бизнес-процессов. Разберемся, какое участие в этих драйверах роста принимает электронный документооборот для маркетплейсов. 

СЭД и ЭДО: в чем разница

Всего пару лет назад переход на ЭДО (электронный документооборот) воспринимался компаниями как сложный и дорогостоящий процесс. Сейчас сложно представить документооборот только на бумаге.

Любой бизнес регулярно взаимодействует с контрагентами, ведет отчетность и отчитывается в налоговые и другие органы о своей деятельности. У маркетплейсов огромное количество поставщиков, сотни тысяч товаров, сделок, складов, пунктов выдачи – количество документов зашкаливает, и ЭДО уже становится необходимостью, а не прихотью.

ЭДО для маркетплейсов – процесс обмена электронными документами (товарными накладными, счетами-фактурами, актами приемки, чеками и т.д.) между маркетплейсом и поставщиками/контрагентами через специальные сервисы – операторы ЭДО (например, Контур Диадок, СБИС, Такском, Сфера Курьер и др.). Электронные документы подписываются КЭП (квалифицированная электронная подпись) в двустороннем порядке. Она обеспечивает юридическую значимость документа. КЭП работает как обычная подпись, только онлайн. Получить ее можно в ФНС.

Программное обеспечение, через которое происходит обмен документами, управление базами данных в компании, автоматизация взаимодействия между сотрудниками, получение уведомлений, называется СЭД – система электронного документооборота. СЭД может быть как on-premise решением, так и облачным.

Эффективность системы электронного документооборота оценивается при использовании внутреннего обмена документами, для внешнего обмена с контрагентами и партнерами потребуется ЭДО. Одни системы электронного документооборота используют специальные надстройки для ЭДО, в других ЭДО уже встроен. 

Как ЭДО упрощает взаимодействие маркетплейса и поставщиков

При разработке собственного универсального или нишевого маркетплейса понадобится модуль ЭДО, т.к. это важный процесс взаимодействия с поставщиками, который не только автоматизирует работу, но и в ряде случаев продиктован законодательством РФ. Например, при реализации товаров, подлежащих маркировке (текстильная, табачная и молочная продукция, шины, парфюмерия и т.д.) и системе прослеживания (контроль за импортом), данные об их перемещении необходимо передавать в систему «Честный знак» с помощью операторов ЭДО. С марта 2023 года это требование станет обязательным для всех маркетплейсов: они будут полноправными участниками товарооборота, а значит, обязаны передавать сведения в систему маркировки (ранее некоторые онлайн-площадки обходили эти требования, позиционируя себя как логистические/курьерские компании). В такой ситуации без ЭДО не обойтись.

Электронный документооборот во многом упрощает жизнь маркетплейсам и поставщикам и полностью заменяет бумажный. ЭДО – это:

1. быстро – секунды на отправку и получение документов вместо нескольких дней, по сравнению с почтой или курьерской доставкой;
2. экономически выгодно – снижаются финансовые и временные затраты, человеческие ресурсы на печать и отправку документов, содержание и обслуживание архива, сэкономленные средства (сотни тысяч рублей в год для крупных компаний) можно направить на оптимизацию других бизнес-процессов;
3. безопасно – КЭП имеет криптографическую защиту, и ее использование регулируется 63-ФЗ, а все данные и каналы передачи информации зашифрованы.

Схема работы через ЭДО

Документооборот сводится к главным двусторонним процессам: отправка и получение. 

1. Маркетплейс через ЭДО направляет поставщикам закрывающие документы, акты, отчеты, обычно в конце месяца. Документы дублируются в личном кабинете поставщиков/дистрибьюторов, где те их проверяют и подписывают ЭЦП. 
2. В свою очередь поставщики также формируют, например, заявку на поставку в своем личном кабинете и направляют онлайн-площадке. 

В зависимости от схемы продаж (FBO – со склада маркетплейса/FBS – со склада продавца) требования к ЭДО для маркетплейса могут отличаться. Обойтись без ЭДО могут, пожалуй, только самозанятые и малый бизнес с минимальным товарооборотом. Для такого сегмента рынка крупные маркетплейсы (Ozon, Wildberries) предоставляют упрощенный ЭДО – просто в личном кабинете поставщика. Однако даже с небольшими оборотами эксперты рекомендуют использовать электронный документооборот, т.к. с помощью электронной подписи можно решать удаленно любые вопросы.

Функции системы электронного документооборота

Использование ЭДО остается пока добровольной инициативой (исключение: товарооборот маркированной продукции) для ряда документов и отчетности, однако ФНС предлагает перевести бизнес на электронный документооборот к 2024–2025 гг., а уже к концу 2024 года планируется перевести 70% транспортных накладных и 95% счетов-фактур в электронный вид. Благодаря таким мерам прогнозируется ускорение движения товаров в два раза.

Хотя отчасти использование ЭДО и продиктовано законодательством, оно имеет очевидные преимущества перед бумажным. Позволяет маркетплейсам справляться с нарастающим потоком документации при масштабировании, а поставщикам — вовремя получать нужные для отчетности документы. Многие компании уже оценили преимущества ЭДО и перевели свой документооборот в цифру. Среди функциональных и экономических выгод для всех участников электронных продаж можно выделить следующие:

• ЭДО оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы компании, в сотни раз упрощая документооборот;
• минимизирует человеческий фактор и риск ошибок;
• ускоряет оформление и оплату сделок;
• делает работу с электронными документами прозрачной: можно отследить все этапы обработки и увидеть, где завис документ;
• дает возможность работать на разных онлайн-площадках из любой точки мира, повышать доходность (у многих маркетплейсов использование ЭДО  – обязательное требование для поставщиков);
• дублирует файлы на разных серверах, что исключает возможность потери документов;
• есть возможность использовать шаблоны документов и проверять корректность заполнения перед отправкой;
• упрощает ведение бухгалтерской отчетности – сервисы ЭДО интегрируются с любой системой бухгалтерского учета;
• хранить и находить документы удобно и легко благодаря электронному архиву;
• подписывать можно как в личном кабинете на онлайн-площадке, так и в приложении;
• сервисы ЭДО предоставляют техподдержку на всех этапах разработки, помогают настроить роуминг.

Возможности интеграции платформы AGORA

Ранее одной из проблем ЭДО-продуктов была сложность синхронизации систем. Если партнеры, поставщики, клиенты пользовались услугами другого провайдера ЭДО или собственной разработкой, компаниям приходилось подстраиваться под их требования. Казалось бы, это может стать проблемой, но технологии не стоят на месте – российские разработчики активно трудятся над способами ЭДО-интеграции (API, коннекторы).

Современная платформа AGORA, на базе которой можно разработать любые виды современных маркетплейсов, предусматривает возможность внедрения удобного для работы модуля интеграции торговой площадки с ЭДО. Модуль синхронизирует данные различных ЭДО-провайдеров с помощью API-интеграции. Как это работает?

Поставщики и заказчики подписывают договоры, счета-фактуры, УПД (универсальный передаточный документ) и УКД (универсальный корректировочный документ), акты приемки, документы о возврате товара и прочую документацию в привычном интерфейсе, внутри системы AGORA. При этом сами документы хранятся на стороне провайдеров ЭДО, с которыми интегрирована платформа AGORA. И контрагенты получают документы в той ЭДО-системе, к которой подключены. 

Интеграция избавляет владельца маркетплейса от поисков решения для синхронизации различных ЭДО-систем и тем более от необходимости отказывать в сотрудничестве партнерами и поставщикам.

Стоит отметить, ЭДО необходим не только для маркетплейсов, но и ЭТП для закупок, b2b-порталов. Возможность внедрения интеграции с ЭДО включены в разработку всех продуктов на базе платформы AGORA. Также AGORA имеет широкие возможности интеграций. Платформа позволяет:

• обмениваться документами с контрагентами по стандартам EDI;
• интегрировать системы для работы со складом, бухгалтерией, управлением персоналом, продажами и обслуживанием клиентов, сотрудничества с поставщиками и дистрибьюторами;
• + 200 различных модулей под любые бизнес-задачи.

Разработка по типу конструктора по модели SaaS-подписки или On-Premise позволяет избежать проблем при создании маркетплейсов. Используя нашу платформу, клиенты получают масштабируемую площадку для развития новых рыночных направлений, цифровизации и роста продаж, а также открывают для себя возможности получения дополнительного дохода (комиссии на маркетплейсе, услуги страхования, вывод в топ и другие). AGORA автоматизирует бизнес-процессы и избавляет от необходимости дублировать данные в различные учетные системы. 

Чтобы узнать больше о возможностях платформы AGORA и решениях для оптимизации вашего бизнеса, свяжитесь с нашим менеджером.