EDI Web-портал: неоспоримые преимущества для производителей и поставщиков

В сфере ритейла торговые сети и поставщики для ускорения процессов и повышения точности при взаимодействии работают по формату EDI – электронного обмена данными. При больших оборотах товаров отсутствие ошибок и скорость передачи данных напрямую влияют на эффективность работы ритейла. Компаниям необходимо своевременно и непрерывно поставлять требуемые позиции, производить оплаты и все это с большим количеством контрагентов. Поэтому крупные ритейл компании для более эффективной работы переходят на электронный формат работы с документами и данными.

Что такое EDI: определение, типы EDI-сообщений

EDI (Electronic Data Interchange) – система для электронного обмена данными между поставщиками и заказчиками. EDI считается одной из самых ранних технологий e-commerce, пришедшей из США в начале 1970-х годов и используемой до настоящего момента. В свое время крупные игроки рынка ритейла пришли к выводу, что необходимо настроить регламентированный канал с бизнес-сообщениями, в котором компании обмениваются определенными данными между собой.

EDI представляет собой набор стандартов передачи данных и конвертации информации между контрагентами. Система позволяет заказчикам обмениваться стандартизированными запросами, чтобы передавать коммерческую информацию: прайсы, заказы, уведомления об отгрузке.

Работа через EDI-систему подходит для компаний сфер: ритейла, дистрибуции, промышленности, топливно-энергетического комплекса, металлургии, логистики, финансового сектора.

Контрагенты обмениваются EDI-сообщениями на каждом этапе поставки, при этом фиксируя каждый пройденный шаг: от заказа до счета на оплату. В связи с этим существует определенная классификация сообщений, отвечающих за каждый шаг. В EDI формате передачи данных существуют определенные стандарты по всемирной системе GS1. Международная некоммерческая организация GS1, которая занимается созданием и учетом стандартов, ключей и кодов для идентификации товаров, услуг и геопозиций. Набор глобальных стандартов электронного обмена сообщениями для деловых документов, которые используются в решении EDI Web-портала на базе платформы AGORA:

• PRICAT – прайс-лист. Сообщение передает данные о текущих ценах на товарные позиции.
• ORDER – заказ. В таком виде сообщений отображены предварительные договоренности о товарных позициях, количестве, стоимости и сроках поставки, а также сроках оплаты.
• ORDRRSP – подтверждение заказа. Кроме подтверждения заказа могут быть также отклонение заказа или встречное предложение.
• DESADV – уведомление об отгрузке. Данный тип сообщения является аналогом товарной накладной. Другими словами, до момента отправки транспорта с заказом заказчик может внести данные о поставке в свою учетную систему.
• RECADV – уведомление о приемке. Сообщение RECADV содержит информацию о фактическом получении товарных позиций. Поставщик еще до момента возвращения машины узнает о получении груза заказчиком.

Кроме этого, существует еще большой набор типов сообщений, отвечающих за другие параметры, например:

• INVOICE – счет. Формат документа подходит для международных сделок, а также для формирования документов по форме ФНС.
• SLSRPT – отчет о продажах. С помощью данных таких сообщений поставщик может отследить успешность ассортимента.
• INVRPT – отчет об инвентаризации. Заказчик отправляет такой тип сообщения поставщику для того, чтобы поставщик мог отследить оптимальный объем запаса на складах заказчика и вовремя пополнить объем товара.

Для работы с EDI используется GLN (Global Location Number) – это опознавательный номер, который присваивается для идентификации компаний, их подразделений и различных объектов: производств, складов, магазинов, транспортных средств и различных точек, которые несут значимый характер при доставке заказа. Например, при создании заказа выбирается пункт доставки, у которого также есть свой GLN номер. Такой номер позволяет не вносить каждый раз в документы реквизиты и контактные данные организации.

Какие проблемы решает использование EDI и какие преимущества перехода на EDI

Для производителей открывается множество преимуществ при работе через EDI сообщения и собственный EDI Web-портал. Использование сообщений формата EDI было вызвано рядом проблем:

• Взаимодействие с большим количеством контрагентов занимает больше временных ресурсов.
• Ошибки в заказах, связанных с человеческим фактором.
• При ручном формировании данных для заказа впоследствии появляются проблемы, связанные со сверками документов.
• Большой объем бумажного документооборота.
• Компании закупают товар огромными объемами, поэтому управлять остатками на складах при большой товарной матрице становится невозможно.

Преимущества использования компанией EDI:

• Повышение качества передаваемой информации и сокращение ошибок в заказах. Сокращается ручное формирование данных, данные в заказах переходят к регламентированному формату, а расхождения между заказом товаров и доставкой сводятся к нулю.
• Снижение рисков неправильного расчета налогов и отчетности. Система EDI учитывает требования к товарным позициям в вопросе налогов и расчета НДС.
• Сокращение времени на согласование прайсов, счетов и приемки товаров.
• Сокращение бумажного документооборота. При взаимодействии с большим количеством контрагентов корректно управлять бумажным документооборотом становится сложнее.
• Автоматическое формирование юридически значимых документов.
• Анализ информации по поставкам: количество остатков, актуальность товарных позиций и многое другое.

Различия между системами EDI и ЭДО

В чем разница между EDI и электронным документооборотом (ЭДО)?

В обоих случаях – это электронная передача данных. Однако разница есть, EDI – это электронный обмен регламентированными сообщениями, информацией о прайсах, заказах на поставку, оплатах между поставщиками (например, производителями товаров) и торговыми сетями. В то время как ЭДО – обмен электронными документами, которые несут юридическую значимость при взаимодействии с контрагентами. Для того чтобы документ в ЭДО был равнозначен бумажной версии с подписью, используют квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Сами по себе EDI сообщения не несут юридическую силу, однако на их основе формируются такие документы, как УПД, и подписываются КЭП.

Как взаимодействуют контрагенты при использовании EDI

Стандартная схема работы EDI сообщений: есть три звена – компания-заказчик, поставщик и провайдер EDI сообщений. Заказчик высылает поставщику ORDER, он же заказ, далее после корректировок по остаткам на складе поставщик подтверждает заказ (ORDRRSP). После отправки товара на склад заказчика поставщик формирует сообщение типа DESADV, уведомление об отгрузке. Заказчик после получения автоматически формирует сообщение о приемке груза, RECADV. На основе RECADV сообщения поставщик формирует счет-фактуру и отправляет заказчику счет на оплату - INVOICE.

Конечно же, типовую цепочку можно дополнять другими видами сообщений, все зависит от ситуации: отправить уведомление о возврате или приемке возврата, отправить отчет о продажах или об инвентаризации.

Когда взаимодействуют заказчик и поставщик, то все сообщения проходят через провайдера EDI – организацию, которая отвечает за техническую составляющую при передаче EDI сообщений в соответствующих форматах и регламентах. Провайдер занимается контролем корректности и своевременной отправки сообщений, верной конвертацией различных форматов, а также всевозможными настройками.

Особенности работы EDI Web-портала

Продукт EDI Web-портал разработан для решения задач производителей, которые хотят автоматизировать работу отдела продаж и работу с сетью дистрибьюторов, при этом учитывая особенности работы по формату EDI. Производители, с одной стороны, желают автоматизировать свою работу через использование функционала удобного B2B портала, а, с другой стороны, есть потребность в работе с крупными FMCG компаниями, которые работают только через EDI.

С одной стороны, EDI Web-портал выглядит как стандартный B2B портал с личным кабинетом для каждого пользователя и персонализированными предложениями, но такая система будет интегрирована с сервисами для отправки EDI сообщений и с отдельным сервисом для подписания документов, например, сформированных на основании RECADV сообщений. Сфера EDI – отдельный сервис, который позволяет передавать EDI сообщения, автоматизировать процесс заказов и поставок. Сфера Курьер – также отдельный сервис, который позволяет обмениваться и подписывать юридически значимые документы с помощью КЭП.

Как это происходит на практике?

Для задач производителя (в данном случае он же поставщик) разрабатывается EDI Web-портал, который интегрируется со своими учетными системами (1С, SAP и другие), чтобы данные о складских остатках, ценах на портале в онлайн формате были актуальны. Дистрибьютор для создания заказа на портале проходит регистрацию, где указывает свой GLN номер. Без GLN номера работа на портале невозможна, это является обязательным условием для заказчика. После регистрации дистрибьютора поставщик отправляет PRICAT (каталог) в формате EDI, и после получения PRICAT-а дистрибьютор может видеть на EDI Web-портале товары в каталоге. Далее заказчик совершает заказы, получает информацию об отгрузке и так далее. Все эти EDI сообщения передаются через провайдера Сфера EDI, с которым интегрирован EDI Web-портал. После совершения заказа поставщик отправляет УПД на подписание заказчику с помощью УКЭП через Сферу Курьер, с которым портал также отдельно интегрирован.

По своей сути EDI Web-портал очень похож на привычный нам B2B дилер портал для работы с оптовыми клиентами. Разница только в том, что при работе с крупными дистрибьюторами, например сектора FMCG такими, как Ашан, Лента, необходим формат работы через сообщения EDI для стандартизации и соответствия регламентам данной отрасли.

Узнать подробнее о разработке и внедрении в деятельность оптового предприятия B2B портала или EDI Web-портала можно, связавшись с менеджером компании AGORA.