Автоматизация закупок малого объема через электронный магазин и SRM

Формат электронных малых закупок становится все популярнее за счет более простой закупочной процедуры. К началу 2022 года, по сравнению с прошлыми периодами, число закупок малого объема увеличилось на 37%, а объем — на 64% по оценкам экспертов и продолжает ежегодно расти.

Поскольку эта тема очень актуальна и востребована, в частности в сфере B2B, закупщики столкнулись с проблемой больших затрат, причем как финансовых, так трудовых и временных. Одним из способов оптимизации закупок могли стать крупные электронные торговые площадки, но бюрократия на этих ресурсах нередко пугала закупщиков. Когда спрос на автоматизацию и диджитализацию закупок стал набирать масштабные обороты, появилось несколько эффективных решений для данного направления. О двух наиболее популярных мы сегодня поговорим.

В чем отличительная особенность малых закупок

Возникает вопрос, чем закупки малых объемов отличаются от любых других. Малые закупки регулируются законодательством. Существует определенная сумма, установленная законом, до которой могут совершаться закупки малых объемов. На сегодняшний день эта сумма составляет 20 млн. рублей согласно вступившей в силу 1 января 2022 года части 2.1 статьи 31 Закона № 44-ФЗ. При этом приобретаться товар должен у одного единственного поставщика, которому в свою очередь должна быть гарантирована честная конкуренция — хотя бы 4 поставщика должны участвовать в торгах.

Закупочные процедуры частных компаний, а также корпораций с долей госучастия регламентируются 223-ФЗ. Для них наблюдаются не такие жесткие требования, как при закупках крупных объемов. Заказчик может обозначать список закупок малого объема, как считает нужным. Однако следует отметить, что при этом есть ограничения по сумме закупок. Согласно ч. 15 ст. 4 Закона 223-ФЗ, малой закупкой признается та, которая стоит не выше 100 тыс. руб., если годовая выручка компании не превышает 50 млрд. руб. В остальных случаях малые закупки совершаются на сумму, не превышающую 500 тыс. руб.

С 1 апреля 2021 года стало действовать Положение, которое допускает проведение малых закупок в электронной форме на сумму до 3 млн. рублей. Благодаря этому изменению поставщики и закупщики получили больше возможностей в процессе закупок:

• принимать участие в закупочном процессе могут юридические, физические лица и ИП, за исключением офшорных компаний;
• закупки такого типа проводятся онлайн, поэтому участникам нужна электронная подпись — за счет этого экономится много времени;
• поставщики могут предлагать разные типы товаров;
• ограничения действуют только на максимальный размер суммы закупок, на минимальный ограничений нет.

Из этого следует, что спрос на этот тип онлайн закупочных процедур увеличится. Более того, корпоративные электронные торговые площадки, необходимые для закупочного процесса малых объемов, становятся еще более востребованы. И благодаря закупочным решениям, создаваемым на базе B2B платформы AGORA, внедрить их в свой бизнес можно максимально быстро.

Автоматизация закупок малого объема может осуществляться с помощью разработки отдельного SRM модуля или в совокупности с внедрением корпоративного электронного магазина. И то, и другое имеет свои особенности и преимущества. Далее разберем каждое из решений, чтобы вы могли определиться, какая разработка вам подойдет лучше.

Что такое SRM

Аббревиатура SRM с английского расшифровывается как Supplier Relationship Management — это система, которая обеспечивает полный цикл взаимодействия заказчика с поставщиками.

Идея создания принадлежит Питеру Краличу, консультанту McKinsey. Он придумал прототип современной SRM системы в далеком 1983 году.

Система упрощает взаимодействие с поставщиками, чем позволяет сэкономить сразу на трех видах ресурсов: трудовых, временных и финансовых.

Как работает SRM

Принцип работы системы представляет собой цикл из 4 шагов.

1. Изучение и определение потребностей организации. На этом этапе разные подразделения компании отправляют заявки на закупки, и система их собирает в единый структурированный отчет. Автоматически осуществляется проверка наличия необходимого количества товара. После этого создается стратегия обеспечения компании, включая бюджетирование закупок.
2. Определение поставщиков. Этот шаг предполагает проведение различных закупочных мероприятий, таких как аукционы, конкурсы и другое, что также можно успешно проводить через интеграцию с собственным электронным магазином на базе AGORA.
3. Планирование коммуникации с поставщиками. Чтобы обе стороны остались довольны взаимодействием, следует обсудить, что получат и поставщик, и заказчик, и на основе этого сформировать план совместной работы.
4. Осуществление стратегии. Когда план разработан, его можно реализовывать. Чтобы усовершенствовать процессы, весь цикл повторяется. Важно также учесть все выявленные в ходе первого цикла проблемы, которые в дальнейшем будут устранены. Выявить недочеты помогают отзывы поставщиков — они могут дать со своей стороны обратную связь об эффективности системы.

Преимущества SRM

У SRM систем есть масса преимуществ, которые связаны во многом не только с автоматизацией ряда процессов, но и с оптимизацией работы компании в целом.

• Благодаря системе подготовка и реализация закупок требует намного меньше ресурса — менеджеры по закупкам и руководители получают возможность уделить внимание другим процессам за счет освободившегося времени.
• Полный алгоритм реализации закупочной деятельности упрощается и для заказчика, и для поставщика — оба работают онлайн через SRM системы, поэтому снижаются финансовые траты, практически исключаются ошибки и неточности в процессе. Также ускоряется взаимодействие.
• Благодаря тому, что онлайн-каталог и описание товаров доступно круглосуточно, а также имеется возможность внедрять интернет-формы на заявку, достигается максимальный результат в сотрудничестве поставщика и закупщика.
• Система собирает статистику и производит аналитику, а также формирует на основе данных отчеты.

Наиболее эффективное построение системы диджитализации малых закупок на предприятии можно построить при взаимодействии собственной системы SRM с корпоративным электронным магазином (КИМ)

Что такое электронный магазин

Электронный магазин закупок малого объема (или КИМ) — это электронная торговая площадка с упрощенной системой взаимодействия двух сторон-участников закупочного процесса. Онлайн магазин закупок малого объема на базе B2B платформы дает возможность автоматизировать большую часть процессов и сводит к минимуму ресурсные затраты обеих сторон. Документация, аналитика, статистика, доставка и многое другое — все это онлайн-система берет на себя. Используя ее, закупщик с одной стороны и поставщик с другой, совершают лишь небольшой алгоритм действий, за счет чего скорость работы увеличивается в разы. Электронные торги также являются частью работы системы — на основе сравнения площадка выбирает лучшего поставщика среди списка доверенных контрагентов.

С электронной площадкой малых закупок закупщикам работать намного проще и удобнее, чем со стандартной ЭТП. Причина кроется в огромном количестве бюрократических процессов, которыми обычно сопровождаются процедуры на крупных электронных торговых площадках. Чтобы совершить малоценные закупки, руководители компаний стремятся сделать это быстро и без лишней траты сил, а на электронных торговых площадках, как правило, есть много разных требований, которые необходимо соблюдать, включая необходимость предоставить определенные подтверждающие документы от заказчика. К тому же на таких ресурсах сложно найти именно тех поставщиков, которые успели себя зарекомендовать.

С целью избежать всех этих негативных нюансов компании-закупщики стали все чаще создавать собственные электронные магазины малых закупок.

Как работает электронный магазин

Закупочная процедура на таких площадках предельно проста.

1. Первым шагом является вход в личный кабинет электронного магазина.
2. После того как заказчик зашел в личный кабинет, ему необходимо найти необходимый продукт и, сравнив цены, выбрать лучшее предложение. В электронные магазины малых закупок встраивают удобную функцию полнотекстового поиска. Поскольку присутствует машинное обучение, найти нужный товар можно быстро и без лишних действий.
3. Как только товар выбран, его необходимо купить. Сделать это можно, нажав на кнопку с аналогичным названием. Система на базе B2B платформы AGORA производит процедуру закупок автоматически. Платформа также проверяет, соответствует ли сумма закупок (т.е. полной корзины) ограничению, установленному законодательством.
4. На последнем шаге закупщику предлагается выбрать способ оплаты (постоплата либо предоплата), а далее получить товар на складе выбранного филиала, куда его доставит поставщик.

Преимущества электронного магазина

Электронный магазин малых закупок имеет массу преимуществ в сравнении со стандартными сторонними ЭТП, причем как для поставщика, так и для закупщика.

• Собственный электронный магазин позволяет объединить все закупки малого объема на одной площадке.
• Заказчик может добавлять необходимые бизнес-модули при разработке и введении в эксплуатацию платформы. Система на базе AGORA предусматривает более 200 дополнительных модулей.
• Наличие ЭДО и ЦП. Заключение контрактов и ведение документации возможно и в печатной, и в электронной форме.
• Интеграция различными программами учета, такими как 1С, и другими ERP, а также с CRM системами, логистическим и прочим ПО.
• На площадке создается список доверенных поставщиков, которые обладают рейтингом надежности. Для поставщиков есть возможность честно конкурировать друг с другом.
• До 7% в год экономится на процессе закупок.
• Система сама проводит аналитику и формирует отчетность.
• Удобство сервиса и простой и интуитивно понятный интерфейс одинаково привлекают и поставщиков, и закупщиков.
• В онлайн магазин проще попасть, чем на обычные ЭТП — главное предложить лучший вариант в соотношении цена-качество и отвечать стандартам надежности закупщика, выставленным в условиях площадки.
• Поставщики предлагают свои товары закупщику без посредников — напрямую.
• Закупки можно совершать по всей России.
• Электронный магазин малых закупок обладает встроенной схемой предотвращения коррупции — решение о покупке филиалом принимается на основе факта соответствия предложения параметрам закупки, а не опираясь на собственные соображения.

Внедрение электронного магазина малых закупок и SRM в работу

Компания AGORA занимается разработкой различных решений, в числе которых электронный магазин закупок малого объема и модуль SRM. Оба продукта достаточно быстро запускаются, могут дорабатываться под запросы заказчика и модифицируются в зависимости от его пожеланий. Есть возможность внедрения дополнительного функционала, необходимого для бизнеса. Обе системы обеспечивают автоматизацию процессов малых закупок и сводят к минимуму влияние человеческого фактора.

Важно оценивать правильность разработки систем:

1. качественно сделанный электронный магазин должен быстро соотносить внутренние классификаторы покупателя с эталонным продуктом и ассортиментом, которые предлагают поставщики;
2. SRM система также должна работать быстро, чтобы не тормозить процесс закупок;
3. система должна успешно справляться даже с внушительными ежедневными нагрузками.

AGORA предлагает создание закупочных и e-commerce систем на базе собственной платформы. Опыт компании позволяет создать оптимальное решение, добавляя необходимые опции в ходе разработки. Помимо непосредственной разработки решения у компании есть возможность обеспечения технической поддержки системы, а также онбординг пользователей — обучение работе с платформой.