Автоматизация P2P (procure-to-pay) процессов в закупочных системах. Необходимое решение для бизнеса

Автоматизация процессов P2P становится все более актуальной для современных компаний, стремящихся оптимизировать свои закупочные операции. Этот процесс охватывает этап от выбора товаров или работ поставщиков и формирования заявки на закупку до оплаты счетов и приемки. И цифровизация данного направления может значительно улучшить эффективность, снизить затраты и повысить степень контроля.

Проблемы традиционных P2P процедур

P2P процессом в закупочной сфере называется этап от оформления заявки на закупку ТРУ до оплаты и приемки материальных ценностей.

При реализации P2P процессов классическим неавтоматизированным способом компании часто сталкиваются с рядом важных задач, требующих решений:

1. Ручные операции. Многочисленные этапы, такие как создание заказов, обработка счетов и согласование платежей, часто выполняются вручную, что увеличивает вероятность ошибок.
2. Отсутствие прозрачности. Без автоматизации сложно отслеживать планы закупок и бюджеты, а также статусы заказов и платежей, что может привести к срывам сроков и сложности принятия управленческих решений.
3. Высокие затраты. Ручные процессы требуют больше времени и ресурсов, что увеличивает общие затраты на закупки.
4. Низкий уровень прозрачности управления запасами, что может привести к недостаткам либо избыточным запасам ТМЦ в производстве, а также к неверному прогнозированию спроса и некорректному принятию решений о закупках следующих партий товарных ценностей.

Преимущества автоматизации P2P процессов

1. Увеличение эффективности на всех этапах procure-to-pay процедур благодаря внедрению автоматизированных систем планирования и непосредственного проведения закупок.
2. Сокращение затрат. Оптимизация процессов приводит к снижению операционных затрат при организации и проведении закупок, повышению общей рентабельности.
3. Снижение ошибок. Диджитализация минимизирует влияние человеческого фактора, что снижает вероятность ошибок в документации и расчетах.
4. Улучшение контроля и прозрачности. Современные системы позволяют отслеживать все этапы процесса в реальном времени, что улучшает управление закупками и контрол
5. Своевременное обеспечение предприятия необходимыми ресурсами хорошего качества и по конкурентным ценам.

Диджитализация P2P процесса закупок – эффективное решение для бизнеса
 

Поскольку процесс P2P охватывает важнейшие этапы — от выбора необходимых товаров и услуг до их получения-сверки и оплаты, цифровизация данных процедур становится неотъемлемой частью успешной стратегии управления закупками.

Цифровая P2P система представляет собой интегрированное решение, которое упрощает и автоматизирует процесс от закупки до оплаты. Внедрение такой платформы позволяет компаниям оптимизировать взаимодействие с поставщиками, улучшить управление закупками и сократить время на ведение процедур.

Ключевые компоненты P2P диджитализации

1. SRM (Supplier Relationship Management) и P2P как ключевая часть данной системы. Интеграция комплексной SRM системы или ее отдельного модуля P2P в закупочные процессы помогает улучшить ведение закупок и взаимодействие с поставщиками. А это, в свою очередь, способствует повышению эффективности. Таким образом компании получают возможность не только оптимизировать затраты, но и развивать долгосрочные партнерские отношения с контрагентами-поставщиками.
2. Электронный документооборот и цифровая подпись. Внедрение ЭДО и ЦП открывает возможности автоматизации обмена документами между всеми участниками процесса. Это значительно ускоряет обработку заявок и уменьшает вероятность неточностей, связанных с ручным вводом данных.
3. Статусная и ролевая модели. Использование статусной модели в P2P системе позволяет отслеживать текущий статус каждой заявки, что обеспечивает прозрачность и контроль на всех этапах закупочного процесса. В то время как ролевая модель в системе позволяет ответственным лицам контролировать согласование позиций, бюджетов на каждом этапе. Это особенно важно для управления эффективностью поставщиков и соблюдения сроков.
4. Автоматизация формирования и дальнейшего согласования заявок на закупки, а также процедуры приемки ТРУ позволяет упростить процесс закупок, в том числе проверки и подтверждения поставок. Это снижает риски несоответствия и повышает уровень доверия между компанией и поставщиками.
5. Стандартизированный подход к ведению НСИ (нормативно-справочной информации). Формализованное управление НСИ в рамках P2P системы происходит за счет добавления каталогов поставщиков в систему и поэтапного согласования, аналогично проводится и последовательное согласование заказов. Это обеспечивает поддержку актуальности данных о поставщиках, товарах и услугах, что способствует более точному и быстрому принятию решений.
6. Функции Punch-in и Punch-out каталогов значительно упрощают процесс поиска товаров и их добавления в заявку на закупку. С помощью Punch-in каталога поставщик может загрузить ассортимент своей продукции в P2P систему в удобном для него формате, таком как YML, XML или CSV. С другой стороны, Punch-out каталог позволяет заказчику перейти на сайт поставщика через API-интеграцию, где он может просматривать товары и добавлять необходимые позиции в свой заказ. Системы синхронизируются, и информация о выбранных товарах отображается в P2P. В обоих случаях финальное оформление заказа происходит в P2P системе, что облегчает работу и экономит время как для заказчика, так и для поставщика.
7. Своевременное получение информации об остатках товара. P2P система интегрируется с ERP-системами и поставщика, и заказчика. Закупочный отдел постоянно имеет доступ к данным о текущих запасах на складе своей компании, что позволяет вовремя инициировать закупку недостающих товаров. Кроме того, закупщики могут просматривать остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах поставщика в каталоге P2P системы, что дает возможность быстро принимать решения о закупке. Это способствует экономии времени и обеспечивает своевременное приобретение необходимых ТРУ.

Преимущества диджитализации P2P процессов для современного бизнеса:

• Достижение поставленных бизнес-целей. Автоматизация процессов позволяет сократить время на выполнение рутинных задач, что освобождает ресурсы для более стратегически важных инициатив.
• Оптимизация расходов и фундамент для роста прибыльности компании. Усовершенствование закупочных процессов и взаимодействия с поставщиками ведут к снижению общих затрат на проведение закупок и получение лучших условий поставок.
• Онлайн-контроль и стандартизация на каждом этапе. Прозрачность и доступность информации о статусе заявок и поставок позволяют лучше контролировать процесс и в дальнейшем реализовывать более обоснованное планирование.

Диджитализация P2P процесса закупок — это не просто тренд, а острая необходимость для компаний, стремящихся к повышению высокой производительности и конкурентоспособности. Внедрение современных P2P платформ позволяет оптимизировать закупочные процессы, улучшить управление поставщиками и обеспечить надежный электронный документооборот. Это решение становится ключевым фактором успеха в условиях быстро меняющегося рынка, в особенности в сочетании с интеграцией с SRM, КИМ и другими закупочными системами.

Автоматизация P2P: на что обратить внимание

Для успешной цифровизации P2P процессов необходимо учитывать несколько ключевых опций:

• Интеграция с ERP системами. Автоматизированные решения должны быть интегрированы с существующими ERP системами и прочим ПО заказчика и поставщиков для обеспечения бесшовного обмена данными.
• Электронные закупки. Внедрение платформ для электронных закупок необходимо провести как можно раньше, чтобы ускорить и упростить процесс ведения закупочных процессов. Каждый месяц неиспользования современного диджитал-инструмента может стоить компании внушительных сумм упущенной экономии при проведении закупок.
• Управление счетами и платежами. Автоматизация ведения счетов и платежей на всех этапах позволяет сократить время на их обработку и повысить точность расчетов.
• Аналитика и отчетность. Современные системы предлагают встроенные инструменты для анализа данных и формирования отчетов, что помогает в принятии обоснованных решений для дальнейшего развития бизнеса в целом и корректировки закупочных процессов в частности.

Функциональность P2P платформы от AGORA

В современном бизнесе управление закупками требует эффективного и интегрированного подхода. P2P платформа на базе платформы AGORA предлагает широкий спектр функциональности, которая обеспечивает автоматизацию и оптимизацию всех этапов закупочного P2P процесса.

Рассмотрим базовый P2P функционал:

1. Управление поставщиками. Одним из наиболее важных элементов P2P платформы является управление поставщиками, куда входят:

• Проверка поставщиков и третьих лиц. Интеграция с сервисами, позволяющими проверять поставщиков и их финансовую платежеспособность, важна для обеспечения надежности и безопасности бизнеса. Кроме того, регулярно проводятся процедуры квалификации поставщиков.
• Внутренний запрос на обновление информации о поставщиках. Автоматизированные процессы запросов позволяют поддерживать актуальность информации о поставщиках, включая периодическое обновление данных о сертификатах и лицензиях.
• Блокировка отправки счета. Эта функция обеспечивает контроль над отправкой счетов до тех пор, пока поставщик не предоставит всю необходимую информацию.
• Автоматический запрос цен и условий. Система позволяет автоматически запрашивать предложения от поставщиков и анализировать их, что значительно упрощает процесс выбора.

2. Добавление в каталог ТРУ поставщика. P2P система также облегчает процесс добавления новых товаров и услуг поставщиков:

• Отправка заявки на добавление позволяет в рамках регламентированной формы добавить информацию о новом поставщике и его товарах.
• Удобная форма для внесения данных. Предусмотрены шаблоны для заполнения информации о товарах, работах и услугах.
• Режим редактирования данных. Возможность редактирования обеспечит точность информации в каталоге.
• Согласование заявок. После заполнения все заявки переходят к ответственным лицам для согласования, что дает возможность поддерживать порядок и структуру.

3. Формирование заявки на закупку. Данный процесс в P2P системе AGORA интуитивно понятен и удобен:

• Выбор поставщика. Сотрудник отдела закупок может легко отдать предпочтение подходящему поставщику из уже согласованного каталога.
• Статусная модель процесса заказа. Вся заявка проходит через четкие и удобные в работе статусы: черновик, на согласовании, заказ оформлен, частичная приемка, получен, закрыт.
• Коммуникация с согласующими лицами. Платформа позволяет оставлять комментарии и задавать вопросы во время согласования, а также возвращать заявку на доработку в случае необходимости.
• Автоматическая цепочка согласующих. В зависимости от суммы заказа автоматически меняется количество согласующих лиц, что повышает контроль над большим объемом закупок.

4. Процедура приемки. Отдел закупок получает инструменты для эффективной процедуры приемки товаров и услуг:

• Создание приемки. Ответственные лица из различных складских подразделений компании имеют возможность формирования приемки прямо из раздела Заказы, что ускоряет и упрощает рабочие процессы.
• Ввод данных о поступлении. В форме приемки можно легко указать дату поступления и фактическое количество ТРУ.
• Приемка. Система поддерживает как частичную, так и полную приемку товарно-материальных ценностей.
• Интеграция с ERP и другими системами. Данные передаются в ERP систему компании и обратно для формирования закрывающих документов, что завершает цикл закупок.

5. Электронный документооборот, ЦП и оплата. Эффективное управление документами и финансами в P2P системе включает:

• Автоматизированный процесс создания счетов на оплату упрощает бухгалтерский учет.
• Закрывающие документы, которые формируются автоматически при проведении приемки, что снижает вероятность ошибок.
• Использование цифровых подписей. Это обеспечивает удобство, безопасность и легитимность документов.
• Интеграция с учетной системой. Платформа синхронизирует каждую транзакцию с учетной системой, что обеспечивает точность данных.
• Аналитика и отчетность. Инструменты отчетности позволяют анализировать финансовое состояние компании, расходы и ликвидность.

Разработка и внедрение P2P системы закупок от AGORA предлагает эффективные решения, которые импортозамещают зарубежное программное обеспечение, не уступая по функциональности иностранным аналогам Coupa, SAP Ariba, SAP SRM, Oracle Sourcing и другим. Платформа AGORA официально входит в единый Реестр поставщиков отечественного ПО РФ.

Готовая к работе MVP версия P2P решения AGORA запускается в работу от 3-5 месяцев. При этом возможен вариант еще более ускоренного внедрения системы в закупочные процессы компании-заказчика. За счет применения конфигуратора BPM AGORA возможно на 30-60% снизить сроки разработки и настройки P2P системы благодаря методам No-Code и Low-Code.

К примеру, крупные корпорации «Юнилевер Русь» и Health&Nutrition уже внедрении P2P решения на базе платформы AGORA. Это позволило компаниям цифровизировать и значительно ускорить процессы создания, согласования заявок на закупки и приемки-оплаты ТРУ, а также повысить прозрачность закупок и уменьшить операционные затраты на их проведение.

В условиях, когда предприятия в среднем тратят до 40-50% своей прибыли на закупку товарно-материальных ценностей, такая оптимизация становится критически важной. P2P закупки от AGORA — это не просто решение. Это шаг к более качественному и прозрачному управлению процессами закупок с возможностью значительного снижения затрат и повышения общей рентабельности бизнеса.

Если вам нужно больше информации или вы планируете внедрение системы для закупок либо иного закупочного решения, свяжитесь с нашим менеджером.